INSTRUCCIÓN ADMINISTRATIVA NUMERO 01-17
DE: SUPERINTENDENCIA DE
NOTARIADO Y REGISTRO
PARA: SUPERINTENDENTES
DELEGADOS, SECRETARIO GENERAL, JEFES DE
OFICINA, REGISTRADORES PRINCIPALES, JEFES DE DIVISION, COORDINADORES DE GRUPO Y DEMAS FUNCIONARIOS.
TEMA: ESTABLECIMIENTO DEL SISTEMA DE
FECHA: JUNIO 8 DE 2001
De conformidad con los artículos 209 y 269 de
1. SISTEMA DE
DEFINICIÓN
De acuerdo con el artículo 1o. de la Ley 87, se
define el
2. COMPONENTES DEL SISTEMA DE
Forman parte del Sistema de
A. PLANEACIÓN
Es el proceso mediante el cual la entidad determina
el estado que quiere alcanzar en un período determinado de tiempo. Este proceso
comprende la identificación de la misión, la ponderación de los recursos
disponibles y la formulación de políticas, objetivos, metas y estrategias.
Misión es la formulación explícita de los propósitos de la
organización, así como la identificación de sus tareas y los actores
participantes en el logro de sus objetivos. Dado que la misión identifica la
razón de ser de la entidad, deberá ser difundida y aceptada por todos y cada
uno de los funcionarios.
Políticas son las guías a través de las cuales se
logran los objetivos y metas de la organización.
Objetivos son los resultados a largo plazo que la
organización espera lograr para hacer real
Metas son los resultados específicos, medibles y cuantificables a alcanzar en un período expresamente
definido, con el propósito de lograr objetivos tanto generales como
funcionales.
Estrategias son los medios y recursos a través de los
cuales se logran los objetivos de la organización.
La planeación, como elemento constitutivo del Sistema
de
B. ORGANIZACIÓN
Es la definición de la estructura orgánica de la
entidad, mediante la cual se agrupan las funciones, actividades y
responsabilidades que se deben cumplir para lograr los objetivos
institucionales.
La organización debe determinar los niveles de
autoridad o líneas de mando, coordinación, supervisión y comunicación entre las
diferentes dependencias, delimitando en forma precisa y clara la
responsabilidad que cada funcionario debe ejercer sobre procesos y recursos y
determinando la interrelación entre dependencias y funcionarios.
Es la descripción detallada de todas las funciones,
operaciones y actividades que se realizan. Deben llevar implícitos la
determinación de los puntos de control que aseguren el uso eficiente y racional
de los recursos disponibles para garantizar que todas las actuaciones,
transacciones u operaciones, ya sean administrativas, financieras u operativas,
estén plenamente reconocidas y autorizadas, de acuerdo con los planes y
objetivos institucionales.
D. INFORMACIÓN
Es la
presentación de datos elaborados en forma clara, concisa, veraz y oportuna,
necesarios para la toma exitosa de decisiones.
Llegar a una
información que reúna los atributos descritos, exige la conformación de un
sistema que le defina objetivos, responsabilidades sobre su procesamiento y su
uso, que coordine y relacione las diferentes fuentes y que aplique modernas
tecnologías de procesamiento de información.
Para efecto de
los procesos de toma de decisiones, control y ajustes, se tendrán en cuenta
informes contables, financieros, presupuéstales, estadísticos, operativos,
datos históricos y cualquier otra información que permita evaluar el
cumplimiento de objetivos y metas.
E. ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL
Comprende los
procesos de selección, vinculación, inducción, capacitación, desarrollo y
bienestar social, tendientes a garantizar la suficiencia, idoneidad y
competencia de los funcionarios al servicio de la entidad.
F. CONTROL
AUTOCONTROL, concebido como el conjunto de mecanismos de
comprobación, seguimiento, y autoevaluación aplicados
en los procesos administrativos de las diferentes dependencias, tanto por los
jefes respectivos, como por cada funcionario dentro de su ámbito de acción y
responsabilidad.
EVALUACIÓN DEL SISTEMA, consiste en la revisión, seguimiento, supervisión y
análisis crítico que se ejerce sobre el sistema de
3. OBJETIVOS DEL SISTEMA DE
a. Asegurar que
los planes y políticas obedezcan a las necesidades internas y externas de la
entidad.
b.
Salvaguardar los activos y recursos de la Superintendencia, evitando la
destrucción del capital social.
c. Promover la
eficiencia, eficacia y economía de todas las operaciones de la entidad,
mediante la adecuada ejecución de funciones y actividades previstas para el
logro de la misión institucional.
d. Garantizar
el uso correcto de los recursos, conforme a los objetivos de la entidad.
e. Garantizar
la oportuna y veraz
obtención y suministro de
información.
f. Contar con
mecanismos de prevención de riesgos, y de detección y corrección de las
desviaciones que puedan presentarse y que afecten el cumplimiento de los
objetivos y metas de la entidad.
g. Asegurar la
suficiente idoneidad y eficiencia del recurso humano al servicio de la entidad.
h. Velar porque se disponga de mecanismos que
faciliten el control ciudadano de la gestión de la entidad.
4. CARACTERÍSTICAS Y
RESPONSABILIDADES DEL SISTEMA DE
a.
El Sistema de
b.
Las transacciones y
operaciones que realice la Superintendencia sólo podrán ser ejecutadas por
aquellos funcionarios que actúen dentro de los límites de su competencia
c.
Todas las transacciones deben
registrarse en forma exacta, veraz y oportuna de tal manera que permita
preparar informes operativos, técnicos, administrativos y financieros.
d. Corresponde al Superintendente de Notariado y
Registro, la responsabilidad de establecer, mantener y perfeccionar el Sistema
de Control Interno.
e. La Oficina de Planeación e Informática es
responsable de:
·
Diseñar y coordinar el
proceso global de planificación, así como su evaluación y seguimiento.
·
Dirigir la realización de
estudios sobre organización y desarrollo administrativo de la entidad,
simplificación, agilización y modernización de trámites y procedimientos y
demás asuntos relacionados con la gestión,
organización y métodos de trabajo.
·
Dirigir el diseño,
implantación y administración del sistema de información de la entidad.
f. Los
Superintendentes Delegados, Secretario
General, Jefes de Oficina,
Registradores Principales y Registradores Seccionales son responsables por el
g.
Los Jefes de División son
responsables por el
h.
La Oficina de
I. Cada
jefe de
dependencia debe responder
por:
-
Proponer y ejecutar planes de
desarrollo y operativos de la dependencia e informarlos a la Oficina de
Planeación e Informática para su consolidación.
-
La asignación de funciones y
responsabilidades a cada funcionario con la naturaleza del cargo evitando que
los pasos de una transacción u operación, se concentren en una sola persona.
-
Ejecutar las actividades de
acuerdo con los manuales de procedimientos implantados en la dependencia.
-
La adopción de un sistema de
organización adecuado para ejecutar las actividades propias de la dependencia.
-
La
delimitación precisa de
la autoridad y
los niveles de responsabilidad.
-
La
protección y racional
utilización de los
recursos asignados.
-
La dirección,
administración, supervisión y control
del personal a cargo.
-
El establecimiento de controles
al proceso de ejecución.
-
El adecuado uso y
mantenimiento de los sistemas de información inherentes a la dependencia y la
utilización de formatos que agilicen los trámites.
-
El diseño
y utilización de instrumentos de evaluación de su gestión.
-
La aplicación de las
recomendaciones resultantes de las evaluaciones practicadas por la Oficina de
j. Las políticas, planes, objetivos, funciones,
procedimientos y operaciones debe ser acatados por los funcionarios
pertenecientes a todos los niveles jerárquicos de la Superintendencia.
k. El
5. MISIÓN DE
La Oficina de
6. FUNCIÓN GENERAL DE
La función general de la Oficina de
7. ORIENTACIONES GENERALES
La presente instrucción deberá ser analizada y
comentada en cada dependencia por el jefe y sus colaboradores, iniciando las
acciones que sean necesarias para la implantación del control interno. Para
ello podrán contar con la asesoría permanente de la Oficina de Control Interno.
Eugenio
Gil Gil
Superintendente de Notariado y Registro