INSTRUCCIÓN ADMINISTRATIVA No.
01- 48
PARA: REGISTRADORES DE
INSTRUMENTOS PÚBLICOS.
ASUNTO:
1.- EXPEDICIÓN DE CERTIFICADOS PARA PROCESOS DE PERTENENCIA.
2.- ANULACIÓN DE ANOTACIONES.
3.- MAYORES VALORES QUE SE GENERAN POR TURNOS DE CORRECCIÓN.
4.- EXPEDICIÓN DE CERTIFICADOS DE TRADICIÓN DE FOLIOS BLOQUEADOS
O EN CUSTODIA PARA ENTIDADES EXENTAS.
5.- ANULACIÓN DE TURNOS DE RADICACIÓN POR SOLICITUD DE CONSULTAS.
6.- OBLIGACIÓN DE CONSIGNAR EN LOS RECIBOS DE CAJA EL NOMBRE DEL
SOLICITANTE, REQUISITO
INDISPENSABLE PARA
DE DINEROS.
FECHA: OCTUBRE 22 DE
2001.
Respetados
señores:
En ejercicio
de las funciones asignadas por los numerales 2º
del artículo 2º y, 3º y 16º del artículo 9º del decreto 2158 de 1992, comedidamente
solicito a ustedes dar cumplimiento a
las disposiciones que aquí se contienen, con el propósito de hacer más eficiente
la prestación del servicio público de registro de instrumentos públicos:
1.- Expedición de
certificados para procesos de pertenencia.-
Es
propósito de esta Superintendencia, unificar la diversidad de criterios existentes en las Oficinas de Registro
respecto del procedimiento que cada una adelanta para atender las peticiones de
los usuarios del servicio, referidas a la expedición por parte del Registrador
de Instrumentos Públicos del certificado que debe acompañarse a la demanda
instaurada para obtener la
declaración de pertenencia exigida por
el numeral 5º del artículo 407 del C. de P.C.(*).
_______________________________________________________________
(*). “ 5.- A la demanda deberá
acompañarse un certificado del registrador de instrumentos públicos en donde
consten las personas que figuren como titulares de derechos reales sujetos a
registro, o que no aparece ninguna como tal. Siempre que en el certificado
figure determinada persona como titular de un derecho real principal sobre el
bien, la demanda deberá dirigirse contra ella”.
De la norma en cita
se infiere que el Registrador deberá expedir una certificación
en la que se establezca, - una vez sean revisadas las tarjetas índices de
propietarios o de inmuebles, junto con los demás elementos de juicio que
reposen en el archivo de la oficina de registro y/o que le haya aportado el
interesado - , cuál es el (los) nombre (s) de la (s) persona (s) que figura
(n) como poseedor (es) o titular (es) de
derechos reales sobre un determinado
inmueble, o que no aparece ninguno con
dicha calidad. Obviamente, el Registrador procederá a la expedición de dicho documento apoyado en los datos suministrados por el interesado.
Si de la verificación efectuada a los archivos - tanto del antiguo
como del nuevo sistema de registro -, se determina que el predio que se
pretende usucapir tiene una identidad registral, o
que éste forma parte de otro de mayor extensión, así se hará constar en la
certificación que se expida, a la cual se glosará el correspondiente certificado de tradición
como aval de la atestación del
registrador respecto de la situación jurídica del inmueble de que se trate. Si sólo
se encuentran anotaciones en los libros del Antiguo Sistema de Registro, a
aquélla se acompañará fotocopia de la última inscripción que aparezca en
libros. En ningún caso se generará costo adicional para el usuario.
De obtenerse resultados
negativos, así se certificará dejando constancia que lo afirmado
corresponde a la consulta hecha sobre los índices de propietarios o de
inmuebles, de manera tal que de verificarse inspección judicial sobre dichos
archivos el resultado será siempre igual al contenido de la certificación.
Es importante advertir que la
búsqueda debe comprender un
período mínimo de veinte (20) años con el fin de atender lo previsto por los artículos 1º de
Para que la certificación del registrador sea congruente con la
información que se encuentre en los
archivos de cada dependencia, es
importante que el peticionario en su solicitud consigne la siguiente
información:
· Identificación
por su área y linderos del inmueble que se pretende prescribir; cuando fuere el
caso, con indicación de si forma parte de otro de mayor extensión.
· Antecedentes registrales y/o
catastrales, si se conocen.
· Nombre e
identificación del presunto (s) titular (es)
del derecho de dominio o de cualquier otro derecho real, en su defecto
de quien sea poseedor del inmueble.
De la radicación
y los derechos de registro: A la expedición de
todo certificado para procesos de
pertenencia, deberá precederle petición
escrita del interesado, la cual se radicará como solicitud de “ANTIGUO
SISTEMA”, independientemente que en el memorial petitorio se consigne un número
de matrícula inmobiliaria, el cual se anotará en el campo destinado para “
datos de antiguo sistema” ( Oficinas donde esté instalada la aplicación de
radicación y liquidación por derechos de registro); en el caso de las oficinas no sistematizadas dicha información se consignará en los
recibos definidos para la radicación de solicitud de certificados.
La tarifa aplicable será la establecida en
el inciso segundo del artículo 11 del decreto 1428 de
julio 26 de 2000, esto es, la suma de $ 15.000 m/cte,
tarifa única que incluye el del certificado de tradición del folio de matrícula
con base en el cual el Registrador da testimonio de la situación jurídica del
bien a prescribir, en los casos en que sea necesaria su expedición.
De
2.- Anulación de anotaciones.-
Como es
de su conocimiento cuando se creó la aplicación
de folio de matrícula inmobiliaria, con ocasión del traslado de
anotaciones del folio de cartulina al magnético, se vio la necesidad de
encontrar un mecanismo que permitiera
justificar algunas de las
correcciones contenidas en los folios manuales,
concretamente aquellas que en su momento histórico se ordenaron excluir
que aparecían subrayadas con su
respectiva salvedad en la que se consignaba “ lo subrayado no
vale “.
Para la
época, en la proyección del sistema de
folio magnético como tal, no era viable
la transcripción textual de la anotación del folio manual con el subrayado que
reflejaba la exclusión de la
inscripción, la cual se encontraba soportada con su correspondiente salvedad, motivo por el cual se definió
la letra “ A ” para justificar la corrección que en tal sentido contenía el
folio, de manera que al consultar en medio
magnético se informa sobre el estado de la anotación como ANULADA, expresión que reiteradamente se
ha venido utilizando, cuando su
verdadero alcance jurídico no corresponde a las facultades del registrador,
perteneciendo al ámbito de la justicia ordinaria una vez se ha dictado
sentencia en firme, circunstancia que a
su vez, origina errónea interpretación al analizarse la situación jurídica de cada
inmueble.
Por estas razones, en lo sucesivo aún cuando el caracter “A” se
mantiene en la aplicación del folio
magnético, para los eventos en que por disposición administrativa se ordene la
exclusión de una o varias anotaciones, al efectuar la salvedad correspondiente
se prescindirá de
En las oficinas que aún conservan el sistema de folio en cartulina, las salvedades
seguirán el procedimiento previsto en la
disposición citada.
3.- Mayores valores que se
generan por turnos de corrección.-
Con preocupación esta Superintendencia ha detectado
a través del seguimiento a los distintos procesos que se surten en las Oficinas
de Registro efectuadas por
Por ello, cuando con ocasión de una corrección se
cause un mayor valor por recaudar, la
cuantía correspondiente se aplicará al TURNO
asignado a
4.- Expedición de
certificados de tradición de folios bloqueados o en custodia para entidades exentas.-
Cuando por circunstancias de orden legal, judicial
o administrativa, se encuentra bloqueado
o en custodia un folio de matrícula inmobiliaria y por parte de entidades exentas del pago de
derechos se solicite un certificado de tradición, el registrador atenderá la
petición expidiendo copia fotostática o
impresión de folio(s) definitivo (s)
correspondiente(s), para que sirva únicamente como
medio de consulta a la autoridad
interesada.
En la fotocopia del folio o en el oficio remisorio,
según sea el caso, se informará al
funcionario solicitante acerca de la situación de bloqueo o custodia de los folios
de matrícula cuyos certificados requiere y las razones de orden legal, judicial
o administrativo que imposibilitan la expedición del certificado de tradición
previsto para entidades exentas en el artículo 11 de
5.- Anulación de turnos de
radicación por solicitud de consultas.-
Cuando
por fallas técnicas del sistema deba “anularse” un turno de radicación
de consulta, el funcionario encargado informará de inmediato al Jefe de
Al finalizar
la atención al público del correspondiente día, se remitirá al Jefe de
6.- Obligación de consignar en los recibos de
caja el nombre del solicitante, requisito indispensable para la devolución de
dineros.-
En garantía de la defensa de los intereses del Estado y de los intervinientes
del instrumento público sometido a registro, las Oficinas de Registro a través de sus liquidadores y/o cajeros están en la obligación de
velar por que el recibo que
comprueba el pago de los derechos se expida a favor del otorgante del
documento o de quien solicite la
expedición del certificado; excepcionalmente,
se consignará el nombre de la persona,
distinta de aquellos, por vía de ejemplo cuando en razón de la antigüedad
del documento que se registra quien
cancela los derechos es un tercero interesado que desconoce el paradero de los
otorgantes, o es un heredero, etc.
Se entiende por la expresión “...
quien legalmente acredite el pago ...”, contenido en el literal a) del
artículo 8º de
Las disposiciones precedentes no
contravienen lo establecido en la
resolución 5123 de 2000, cuando quien
reclama es una persona jurídica, caso en el cual deberá hacerlo a través de su representante
legal debidamente acreditado, y como situación especial, el que, entratándose de la escritura pública contentiva de hipoteca sea ésta como contrato principal o
accesorio, la solicitud de devolución de dineros deberá en todos los casos presentarse
conjuntamente por el acreedor y
el deudor.
Este instructivo deberá hacerse
conocer a todos los funcionarios de su oficina y será de inmediato acatamiento
por parte de las Oficinas de Registro no sistematizadas; en las demás, en la
medida que se instalen las nuevas
versiones de las aplicaciones de Folio de Matrícula Inmobiliaria, Radicación y
Liquidación por Derechos de Registro y Ruta de Documentos y Certificados por
parte del Grupo de Ingeniería de
Se deroga
Atentamente,
Superintendente
de Notariado y Registro