INSTRUCCIÓN
ADMINISTRA TIVA No. 01-36
DE: SUPERINTENDENTE DE NOTARIADO Y REGISTRO SEÑORES NOTARIOS
PARA: SEÑORES NOTARIOS
TEMA: PROTOCOLO
a) Artículo 56 decreto 2148 de 1993.
b) EL PROTOCOLO: Es inalienable por ser de propiedad de
FECHA: Bogotá, D. C. JUNIO 8 de 2001
a) Articulo 56 decreto 2148 de 1993.
Con el fin de dar un
trámite adecuado a la entrega de los archivos que posean más de
treinta (30) años de antigOedad, tal como lo señala
el artículo 56 del Decreto 2148
de 1983 en concordancia con el 116 del Decreto 960 de 1990, me permito hacer/es las siguientes precisiones:
En la diligencia de
inventario y en la correspondiente acta de entrega de los
citados archivos, debe relacionarse una a una las escrituras que conformen los tomos del protocolo, así como de
las hojas que integren cada una de las
escrituras relacionad~ En paso de destrucción o pérdida de una hoja o escritura,
deberá formularse la Correspondiente denuncia cuya constancia quedará en el
acta o diligencia que se extienda
con ocasión de la entrega de los referidos archivos.
Las anteriores medidas
pretenden garantizar la seguridad y protección debida
a estos documentos que formen
parte del Archivo Histórico de la Nación.
b) EL PROTOCOLO: Es inalienable por ser de propiedad de la Nación . Su entrega no está sujeta
a transacción.
Esta Superintendencia ha
tenido conocimiento de la conducta irregular de algunos notarios en relación
con el protocolo, al ser sustraído de la oficina correspondiente por quienes
son retirados del servicio o trasladados a una notaría distinta de aquella que se
encuentre bajo su responsabilidad. Por ello se impone recordar/es su
significado y las obligaciones
que ustedes tienen y deben
observar durante el tiempo que permanezcan al frente de su actividad.
El protocolo, es la
materialización del principio orientador del Derecho Notarial denominado
matricial y formado, fundamentalmente, con las
escrituras públicas originales en cuyo proceso intervienen las partes
interesadas en el acto y el
notario quien, en ejercicio de la función fedataria
que la ley les ha asignado, las autoriza suscribiéndolas con su firma
autógrafa, haciéndolas surgir como tales a la vida jurídica.
El Estatuto Notarial o Decreto- Ley 960 de 1970 lo define como el archivo fundamenta! de la Notaría, establece su conformación y dispone la manera como deben ubicarse las
escrituras en cada uno de los tomos que se formen en la vigencia de cada año calendario. Lo complementan el Ubro de Relación, el Ubro índice
Alfabético Anual y el Ubro de Actas de Visita.
Es de la estricta y personal incumbencia de ustedes su custodia, con la mayor vigilancia,
según los términos de la ley, la cual les prohibe
expresamente sacar/os de sus oficinas, aún en eventos de carácter judicial,
para lo cual cualquier diligencia sobre ellos ha de ejecutarse en
La permanencia en la
notaría del protocolo y
de los libros de relación e índice se prolonga hasta cuando sean enviados a un archivo histórico.
Su consulta es permitida para cualquier persona que requiera hacer/o con la
autorización y bajo la
vigilancia del notario, en las condiciones previstas legalmente.
Estas materias se encuentran reguladas por los artículos 106, 107, 109, 113, 114 y
115 del Decreto-Ley 960 de 1970; 53
Y 54 del Decreto Reglamentario 2148
de 1983.
Ahora bien, teniendo en
cuenta que los Ubros y archivos
de las notarías pertenecen a la
Nación, en su entrega y recibo
deben observarse con igual severidad los presupuestos que para ese efecto
imponen las disposiciones vigentes sobre
Esta exigencia se extiende a situaciones
como la de suspensión en el ejercicio del cargo de un Notario quien debe obrar
así frente a quien ha sido
designado para sustituir/o; éste, a su vez, hará otro tanto, cuando cese la suspensión, siendo la única
excepción aquella referida al retiro temporal en virtud de licencia, cuya
aplicación opera exclusivamente, cuando se haya encargado de las funciones a la persona insinuada por el titular y bajo su responsabilidad.
La connotación jurídica de
estas manifestaciones, se' deduce de los mandatos previstos por los artículos
Con fundamento en la
presente exposición de motivos, corresponde a la
Superintendencia de Notariado y Registro
el reiterarles, cordialmente, que no es permitido establecer condiciones, respecto del protocolo y de los demás elementos integrantes del
archivo de la Notaría, a quien
haya de suceder/os en el ejercicio de la función, porque su carácter de
inalienable le otorga visos de invulnerabilidad frente a pretensiones de cualquier índole.
Consecuente con ello es que, antes de mediar alguna clase de exigencia o contraprestación, incrementan el conjunto de
sus deberes, el prestar toda la colaboración posible en transiciones como la
que implica aquella vinculada con la sustitución en el desarrollo de la
actividad que se les ha
asignado.
Deroga las instrucciones
administrativas números 23/93
y 04/95.
Cordial saludo,
EUGENIO
GIL GIL
Superintendente
de Notariado y Registro