PARA:
REGISTRADORES DE INSTRUMENTOS PÚBLICOS
TEMA: SOLICITUD DE CERTIFICADOS DE TRADICIÓN Y LIBERTAD Y RADICACIÓN DE MEDIDAS CAUTELARES POR ENTIDADES EXENTAS.
FECHA:
JUNIO 8 DE 2001
Ante las
Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos del país se viene presentando un
gran volumen de solicitudes de certificados de tradición y libertad e inscripción de medidas cautelares y
actos administrativos en general que no se radican en ventanilla, sino que la
respectiva petición se efectúa por correo
dirigido directamente al despacho del Registrador, pretermitiéndose así
lo establecido en los artículos 1° y 2° del Decreto 2156 de 1970 y 11 y 12 del Decreto-Ley 1250 del mismo año, haciendo
inoperante el principio de prioridad
o rango que rige en materia registral, por el cual se considera que el instrumentos público que ingrese primero a
De otra
parte, muchas de las mencionadas solicitudes no aportan en forma clara y precisa
los datos necesarios para una pronta y correcta ubicación del folio de matrícula
inmobiliaria, tal como lo estatuye el artículo 31 del Estatuto Registral.
Lo
anterior implica la inobservancia del procedimiento para la radicación de la solicitud del
certificado de tradición y libertad o inscripción del respectivo documento,
además de que incide negativamente en la prestación del servicio, en razón de la desorganización, costos y dilación
que ello genera.
Al
respecto no sobra advertir que las exenciones señaladas en el artículo 17 del
Decreto 1428 de 2000 son en cuanto al pago de los derechos registrales, más no exime a las autoridades y entidades
exentas de cumplir con el trámite previsto para la expedición de los certificados e inscripción de
documentos.
Los
siguientes son los casos en que hay lugar a exenciones:
a)
Cuando las solicitudes de certificación, de inscripción de documentos o su
cancelación en que intervengan exclusivamente las entidades estatales, a
excepción de las empresas de Servicios Públicos Domiciliarios, las Empresas
Industriales y Comerciales del Estado y las Sociedades de Economía Mixta, las
cuales asumirán el pago de los derechos de registo.
De
acuerdo con el parágrafo del
artículo 17, cuando intervengan las
Empresas Oficiales de Servicios Públicos Domiciliarios, los derechos registrales a su cargo se liquidarán con base en el porcentaje de participación de
éstas, el que se acredita para tales efectos con el documento legal pertinente.
Los particulares, personas naturales o jurídicas que contraten con estas
empresas asumirán el pago por el excedente.
b)
Cuando las solicitudes de certificación, de inscripción de documentos o su
cancelación, así como la expedición de copias de los instrumentos que reposan en
el archivo de
Las
peticiones de certificado de tradición y libertad, así sean requeridas por
entidades exentas del pago de derechos registrales en
razón de su intervención en el acto, deben presentarse por escrito y con las especificaciones requeridas en
ventanilla de atención al público, a fin de que allí se lleve a cabo la
respectiva radicación y se le entregue
al interesado comprobante para que posteriormente con el mismo recibo retire de ventanilla
el documento diligenciado.
Del
mismo modo, para la inscripción de medidas cautelares tales como demandas,
embargos, prohibiciones, que afecten la enajenabilidad
de los predios, deberá surtirse el mismo trámite de radicación y la comunicación
que disponga la medida cautelar
deberá reunir los requisitos señalados en el artículo 31 del Decreto - Ley 1250
de 1970.
Dicha
norma preceptúa que el acto administrativo o medida judicial individualizará los
bienes y las personas, además de que se deberá indicar la matrícula inmobiliaria
del inmueble correspondiente para facilitar su registro. Así mismo, es menester
que al documento se adjunte la copia especial y auténtica con destino al archivo
de la oficina, conforme lo dispone el artículo 18 ibidem.
Por
razones de distancia y teniendo en cuenta el interés superior del estado en el
propósito de una justicia e instituciones transparentes, cuando se
trate de entidades exentas se hace
necesario en estos casos aceptar solicitudes de certificaciones y eventualmente
de inscripciones por correo, las cuales el mismo Registrador de Instrumentos
Públicos se encargará de velar
porque sean radicadas en ventanilla de inmediato para su pronto
trámite.
El
presente acto administrativo deroga las instrucciones administrativas No. 027, 029 y 035 de 1.992.
EUGENIO
GIL GIL
Superintendente
de Notariado y Registro