INSTRUCCIÓN
ADMINISTRATIVA No. 01-50
DE:
SUPERINTENDENTE DE NOTARIADO Y REGISTRO
PARA: REGISTRADORES DE INSTRUMENTOS PUBLICOS DEL PAIS
TEMA: Trámite de las correcciones, las actuaciones administrativas, la
revocatoria directa, y las acciones de demanda de los propios actos, en las Oficinas de Registro de Instrumentos
Públicos del País.
FECHA:
NOVIEMBRE 27 DE 2001
Con el propósito de que las
diferentes actuaciones administrativas que se adelantan en las Oficinas de Registro
se ajusten totalmente a las normas vigentes y teniendo en cuenta que al
servidor público sólo le está permitido
hacer lo que la ley determine con base en las facultades del artículo 9 numeral 1º
del decreto 2158 de 1992, me permito recordarles la normatividad sobre
el tema, al igual que impartir algunas
instrucciones sobre la aplicabilidad de la
misma.
A. PRINCIPIOS DE
La función administrativa está al servicio de los
intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de:
Moralidad, igualdad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad, publicidad,
contradicción, buena fe, eficiencia, participación, publicidad, responsabilidad
y transparencia. ( art. 209 C.N.; art.
B. FORMA DE INICIARSE LAS ACTUACIONES ADMINISTRATIVAS:
Las actuaciones administrativas pueden iniciarse (Art.
1.
Por ejercicio del derecho
de petición en interés general.
2.
Por ejercicio del derecho
en interés particular,
3.
En cumplimiento de una
obligación o deber legal.
4.
Oficiosamente.
C. FORMA DE PRONUNCIARSE
La administración se pronuncia a través
de:
D. PERDIDA DE EJECUTORIA DE LOS ACTOS
ADMINISTRATIVOS
Los actos administrativos pierden su ejecutoria en
los siguientes casos ( Art.
A. CLASES:
1. MECANOGRÁFICOS:
Son los que se cometen al momento de realizar el asiento respectivo ya sea en el folio de
cartulina o en el magnético, cuando se
omite o anota mal un nombre, un número, una fecha, una
palabra una frase.
2. ANOTACIÓN INDEBIDA:
Ocurren
cuando se realizan anotaciones en un folio
que no corresponde; o se marca la X
en una columna distinta.
3. CALIFICACIÓN ILEGAL:
Se da cuando
se ordena un registro de un documento
que no cumple con los requisitos legales, o existe prohibición que impide
la inscripción o se pretermite las
etapas del proceso, o cuando se realiza
una inscripción extemporánea.
4. INTERPRETACIÓN ERRÓNEA:
Se incurre
en ella cuando se entiende
de manera equivocada una norma,
situación que lleva a inscribir o
negar
Consiste en omitir una
anotación. Generalmente se presenta cuando un documento que ha ingresado para el registro contiene
varios actos sujetos a registro y no se inscriben todos.
B. FORMA DE CORREGIRLOS
Si el error es de tipo
formal o de fondo pero no se ha
publicitado, se enmiendan dando
simplemente aplicación al artículo 35
del decreto 1250 de 1970, tales como
el error producido por una mala
digitación o trascripción mecanográfica,
en general aquellos que no tienen
mayor incidencia en la situación jurídica del inmueble. Si se ha expedido el certificado deberá
comunicarse la corrección al interesado.
En cuanto a los errores de fondo
que han sido publicitados, debe
tenerse en cuenta en primer lugar la
autonomía jurídica de que goza el
registrador quien tomará de conformidad con la naturaleza del error todas las medidas
pertinentes, entre otras, revisar los
antecedentes jurídicos, realizar el respectivo análisis y proceder
a expedir los actos
administrativos tendientes a lograr la corrección del mismo aplicando cualquiera de las figuras siguientes,
para lo cual se cita la norma
pertinente.
A. PROCEDIMIENTO Y NORMATIVIDAD
- Desistimiento Voluntario de la Petición (Art.
- Peticiones Incompletas (Art.
-
Información o Documentos Adicionales (Art.
-
Desistimiento Legal de la Petición (Art.
- Publicidad de la Petición a Terceros no Determinados
(Art.
-Costo de las Citaciones y Publicaciones (Art.
- Funcionario Incompetente (Art.
-
Formación y Examen de los Expedientes (Art.
-
Pruebas (Art.
-
Adopción de Decisiones (Art.
-
Notificación Personal (Art.
-
Notificación Por Edicto (Art.
-
Publicidad de la Decisión a Terceros (Art.46 C.C.A)
-
Información Sobre Recursos (Art.
-
Falta o Irregularidad de las
Notificaciones (Art.
-
Silencio Administrativo Negativo (Art.
B. FORMATOS
Los autos
o resoluciones que se elaboren en
desarrollo de la actuación administrativa deberán contener los requisitos de
ley, la cita de las normas jurídicas en que
se fundamentan, los antecedentes específicos según el caso y los recursos que contra estos proceden.
C.
INVESTIGACIÓN DISCIPLINARIA
Si del
inicio, desarrollo o finalización de la actuación administrativa se
desprenden hechos o irregularidades en
los que puedan resultar involucrados funcionarios de la Oficina, el
Registrador, no dispondrá en el resuelve de las actuaciones envio
de la copia de las resoluciones al
Despacho del Superintendente Delegado
para el Registro, sino que deberá
recaudar de inmediato todos los
elementos probatorios y presentar el
informe correspondiente a la Oficina de
Esta revocatoria procede siempre y cuando no
se haya creado o modificado una
situación jurídica de carácter
particular y concreto o reconocido un derecho de igual categoría.
B. IMPROCEDENCIA
No podrá pedirse la revocación directa de
los actos administrativos respecto de los cuales el peticionario haya ejercitado
los recursos de la vía gubernativa.
C. OPORTUNIDAD
La revocación podrá cumplirse en cualquier
tiempo, inclusive en relación con actos en firme o aun cuando se haya acudido a
los tribunales contencioso administrativos, siempre que en este último caso no
se haya dictado auto admisorio de la demanda.
D. EFECTOS
Ni la petición de revocación de un acto, ni
la decisión que sobre ella recaiga revivirán los términos legales para el ejercicio
de las acciones contencioso administrativas, ni darán lugar a la aplicación del
silencio administrativo.
E. REVOCACIÓN DE ACTOS DE CARÁCTER PARTICULAR Y CONCRETO
En este caso el registrador adelantará
actuación administrativa tendiente a obtener el consentimiento expreso y
escrito del respectivo titular del derecho.
Habrá
lugar a revocar estos actos cuando sea
evidente que han ocurrido por medios ilegales.
En
las decisiones de las actuaciones
administrativas diferentes a aquellas que revocan un acto de carácter particular o
concreto, no se podrán utilizar
expresiones tales como, revocar, dejar
sin efecto, anular, cancelar, excluir, y no
reflejo de la situación jurídica del folio, puesto que en el fondo todas surtirían el mismo efecto de la
cancelación o nulidad las cuales solo pueden ser dictadas por el
juez competente de la jurisdicción civil o administrativa según el caso.
Después de agotados todos los mecanismos
administrativos tendientes a lograr el consentimiento de las personas en las cuales por error se creó o modificó una situación de carácter particular y
concreto, el registrador deberá solicitar el poder especial a la Oficina jurídica de la
Superintendencia de Notariado y
Registro para que de conformidad con los artículos 84, 136 y 149 del C.C.A.
demanden la nulidad del acto
administrativo irregular. Esto es lo que
los tratadistas llaman acción de lesividad.
Sin perjuicio de la autonomía jurídica y del cumplimiento de la ley por
parte de los servidores públicos, espero la aplicación de las orientaciones
enunciadas, no sin antes recordarles
que debe tenerse en cuenta la ley 678 de 2001, que trata de la acción de repetición y del llamamiento en garantía, cuando por una
errónea actuación registral se conlleve a la Entidad
a una demanda condenatoria.
NOTA:
Se anexa texto de las normas mencionadas
EUGENIO GIL GIL
Superintendente de Notariado y Registro
REQUISITOS DE LA PETICIÓN:
Si la actuación no se ha iniciado oficiosamente o
en cumplimiento de un deber legal, la petición deberá contener por lo menos:
1o) La designación de la autoridad a la que se
dirigen;
2o)
Los nombres y apellidos completos del solicitante y de su representante o
apoderado, si es el caso, con indicación del documento de identidad y de la
dirección;
3o) El objeto de la petición;
4o) Las razones en que se apoya;
5o) La relación de documentos que se acompañan;
6o) La firma del peticionario, cuando fuere el
caso.
A la petición escrita se podrá acompañar una copia
que, autenticada por el funcionario respectivo, con anotación de la fecha de su
presentación y del número y clase de los documentos anexos, tendrá el mismo
valor legal del original y se devolverá al interesado. Esta autenticación no
causará derecho alguno a cargo del peticionario.
DESISTIMINETO VOLUNTARIO DE LA PETICION. :
Los interesados podrán desistir en cualquier
tiempo de sus peticiones, pero las autoridades podrán continuar de oficio la
actuación si la considera necesaria para el interés público; en tal caso,
expedirán resolución motivada.
PETICIONES INCOMPLETAS :
Cuando una petición no se acompañe de los
documentos o informaciones necesarias, en el acto de recibo se le indicarán al
peticionario los que falten; si insiste en que se radique, se le recibirá la
petición dejando constancia expresa de las advertencias que le fueron hechas.
Si es verbal, no se le dará trámite
Si
las informaciones o documentos que proporcione el interesado al iniciar una
actuación administrativa no son suficientes para decidir, se le requerirá, por
una sola vez, con toda precisión y en la misma forma verbal o escrita en que
haya actuado, el aporte de lo que haga falta. Este requerimiento interrumpirá
los términos establecidos para que las autoridades decidan. Desde el momento en
que el interesado aporte nuevos documentos o informaciones con el propósito de
satisfacer el requerimiento, comenzarán otra vez a correr los términos pero, en
adelante, las autoridades no podrán pedir más complementos, y decidirán con
base en aquello de que dispongan. (art.
Se entenderá que el peticionario ha desistido
de su solicitud si hecho el requerimiento de completar los requisitos, los
documentos o las informaciones de que tratan los dos artículos anteriores, no
da respuesta en el término de dos (2) meses. Acto seguido se archivará el
expediente, sin perjuicio de que el interesado presente posteriormente una
nueva solicitud.
Cuando de la misma petición o de los
registros que lleve la autoridad, resulte que hay terceros determinados que
pueden estar directamente interesados en las resultas de la decisión, se les
citará para que puedan hacerse parte y hacer valer sus derechos. La citación se
hará por correo a la dirección que se conozca si no hay otro medio más eficaz
En
el acto de citación se dará a conocer claramente el nombre del peticionario y
el objeto de la petición.
Si
la citación no fuere posible, o pudiere resultar demasiado costosa o demorada,
se hará la publicación de que trata el artículo siguiente.
PUBLICIDAD DE
Cuando
de la misma petición aparezca que terceros no determinados pueden estar
directamente interesados o resultar afectados con la decisión, el texto o un
extracto de aquella que permita identificar su objeto, se insertará en la
publicación que para el efecto tuviere la entidad, o en un periódico de amplia
circulación nacional o local, según el caso.
COSTO DE LAS CITACIONES Y PUBLICACIONES
Los funcionarios no podrán exigir a los
particulares constancias, certificaciones o documentos que ellos mismos
tengan o que puedan conseguir en los
archivos de la entidad. (Ultimo inciso art.
FUNCIONARIO
INCOMPETENTE
Si
el funcionario a quien se dirige la petición, o ante quien se cumple el deber
legal de solicitar que inicie la actuación administrativa, no es el competente,
deberá informarlo en el acto al interesado, si éste actúa verbalmente; o dentro
del término de diez (10) días, a partir de la recepción si obró por escrito; en
este último caso el funcionario a quien se hizo la petición deberá enviar el
escrito, dentro del mismo término, al competente, y los términos establecidos
para decidir se ampliarán en diez (10) días.
PRUEBAS
Durante la actuación administrativa se
podrán pedir y decretar pruebas y allegar informaciones, sin requisitos ni
términos especiales, de oficio o a petición del interesado.
ADOPCIÓN
DE DECISIONES
Habiéndose
dado oportunidad a los interesados para expresar sus opiniones, y con base en
las pruebas e informes disponibles, se tomará la decisión que será motivada al
menos en forma sumaria si afecta a particulares.
En
la decisión se resolverán todas las cuestiones planteadas, tanto inicialmente
como durante el trámite.
Cuando
el peticionario no fuere titular del interés necesario para obtener lo
solicitado o pedido, las autoridades negarán la petición y notificarán esta
decisión a quienes aparezcan como titulares del derecho invocado, para que
puedan hacerse parte durante la vía gubernativa, si
NOTIFICACIÓN
PERSONAL
Las
decisiones que pongan término a una actuación administrativa se notificarán
personalmente al interesado, o a su representante o apoderado.
Si
la actuación se inició por petición verbal, la notificación personal podrá
hacerse de la misma manera.
Si
no hay otro medio más eficaz de informar al interesado, para hacer la
notificación personal se le enviará por correo certificado una citación a la
dirección que aquel haya anotado al intervenir por primera vez en la actuación,
o en la nueva que figure en comunicación hecha especialmente para tal
propósito. La constancia del envío de la citación se anexará al expediente. El
envío se hará dentro de los cinco (5) días siguientes a la expedición del acto.
No
obstante lo dispuesto en este artículo, los actos de inscripción realizados por
las entidades encargadas de llevar los registros públicos se entenderán
notificados el día en que se efectúe la correspondiente anotación.
Al
hacer la notificación personal se entregará al notificado
copia íntegra, auténtica y gratuita de la decisión, si ésta es escrita.
En
la misma forma se harán las demás notificaciones previstas en la parte primera
de este Código.
NOTIFICACIÓN
POR EDICTO
Si no se pudiere hacer la notificación personal
al cabo de cinco (5) días del envío de la citación, se fijará edicto en lugar
público del respectivo despacho, por el término de diez (10) días, con
inserción de la parte resolutiva de la providencia.
PUBLICIDAD DE
Cuando, a juicio de las autoridades, las
decisiones afecten en forma directa e inmediata a terceros que no hayan
intervenido en la actuación, ordenarán publicar la parte resolutiva, por una
vez, en el Diario Oficial, o en el medio oficialmente destinado para estos
efectos, o en un periódico de amplia circulación en el territorio donde sea
competente quien expidió las decisiones.
INFORMACIÓN SOBRE RECURSOS
En
el texto de toda notificación o publicación se indicarán los recursos que
legalmente proceden contra las decisiones de que se trate, las autoridades ante
quienes deben interponerse, y los plazos para hacerlo.
FALTA
O IRREGULARIDAD DE LAS NOTIFICACIONES
Sin
el lleno de los anteriores requisitos no se tendrá por hecha la notificación ni
producirá efectos legales la decisión, a menos que la parte interesada, dándose
por suficientemente enterada, convenga con ella o utilice en tiempo los
recursos legales.
Tampoco
producirán efectos legales las decisiones mientras no se hagan las
publicaciones respectivas en el caso del artículo 46.
SILENCIO
ADMINISTRATIVO NEGATIVO
Transcurrido
un plazo de tres meses contados a partir de la presentación de una petición sin
que se haya notificado decisión que la resuelva, se entenderá que ésta es
negativa.
La
ocurrencia del silencio administrativo negativo no eximirá de responsabilidad a
las autoridades ni las excusará del deber de decidir sobre la petición inicial,
salvo que el interesado haya hecho uso de los recursos de la vía gubernativa
con fundamento en él, contra el acto presunto