INSTRUCCIÓN
ADMINISTRATIVA No. 01-42
DE: SUPERINTENDENTE DE NOTARIADO Y
REGISTRO
PARA: NOTARIOS Y REGISTRADORES DE
INSTRUMENTOS PUBLICOS
TEMA: SIMPLIFICACION DE TRAMITES Y
RACIONALIZACION DEPROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS. Y SANCION POR DESCONOCIMIENTO
DEL DECRETO 2150 DE 1995.
FECHA: JUNIO 8 DE 2001
La Ley 190 del 6 de junio de 1995, revistió de facultades al Gobierno Nacional
para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios,
existentes en
El Gobierno Nacional el 5
de diciembre de 1995 expidió el Decreto 2150 de 1995, por el cual se suprimen y reforman
regulaciones, procedimientos o trámites
innecesarios existentes en
El Decreto 2150 de 1995,
tiene por objeto,
fundamentalmente, desarrollar el Principio de
El Decreto 2150 de
1995 en su artículo 1, estableció: “Supresión de autenticaciones y
reconocimientos. A las entidades que
integran
El mismo Decreto en
su artículo 5° al referirse al pago de obligaciones de entidades de
previsión, señaló en sus incisos 2 y 4: “Los pagos que se
remitan mediante correo, se harán a
través de cheques cuyo beneficiario será el titular de la prestación, con cláusula restrictiva de negación y para
el abono en cuenta abierta a nombre exclusivamente de aquél. En tal caso no será procedente exigir prueba de la supervivencia.
“ (...). En todo
caso, si el beneficiario opta por
reclamar personalmente ante la administración el pago de su prestación, no se le podrá exigir prueba de
supervivencia. En tal evento, ésta se
requerirá cuando se obre por apoderado”.
Sobre la salida de
menores del país, en el artículo 9 ibídem dispuso que “todo menor puede obtener pasaporte y salir
del país en compañía de sus dos padres,
sin acreditar ningún otro documento.
En caso de que lo haga con el cónyuge superstite, además del pasaporte, bastará acreditar el registro de defunción
del padre faltante. Cuando el menor
salga del país acompañado de uno sólo de los padres, bastará con acreditar mediante documento
reconocido la autorización del otro padre,
si la patria potestad se ejerce conjuntamente. La autorización de salida del país podrá
otorgarse con carácter general por
escritura pública con la constancia sobre su vigencia. El Ministerio de Relaciones Exteriores
incluirá en los pasaportes de los menores,
los nombres y los documentos de identidad de los padres”.
El artículo 10 del
Decreto 2150 de 1995, sobre el tema de las declaraciones “suprimió en las actuaciones
administrativas, como requisito las
declaraciones extrajuicio para el reconocimiento de un derecho particular y
concreto, para estos efectos, bastará la afirmación que haga el particular
ante la entidad pública, la cual tendrá
los mismos efectos y consecuencias de la declaración extrajuicio”.
En el desarrollo de las actuaciones de la administración
pública, intervengan o no los
particulares, el artículo 11 del Decreto
2150 de 1995 prohibió el uso de sellos, cualquiera que sea la modalidad o técnica
utilizada, en el otorgamiento o tramite
de documentos, distintos de los títulos valores.
La firma y la denominación del cargo es información suficiente para la
expedición del documento respectivo. Así
mismo, prohibió a los funcionarios
públicos el registro notarial de
cualquier sello elaborado para el uso por
En el artículo 25
ibídem, dispuso que “las entidades
de
Para efectos de vencimientos
de términos, se entiende que el
peticionario presentó la solicitud o dio respuesta al requerimiento de la
entidad pública en la fecha en que la empresa de correo certificado expidió con
fecha y hora el respectivo recibo de envío.
Los peticionarios también pueden solicitar el envío por
correo de sus documentos o información requerida por la entidad pública, siempre y cuando la dirección del despacho
público esté correcta y claramente diligenciada.
Se entiende valido el envío por correo certificado, siempre y cuando la dirección del despacho
público esté correcta y claramente diligenciada.
Esta norma tiene aplicación frente al ejercicio del derecho
de petición vinculado con la inscripción de nacimientos por correo prevista en
el artículo 3° del Decreto 158 de 1994, en cuanto se refiere
exclusivamente al reconocimiento del contenido del documento y la firma de la
solicitud por parte del denunciante.
Para ejercer un control eficiente,
es conveniente que en las inscripciones
por correo, el Notario conserve copia en el archivo de las solicitudes que
en este sentido haya tramitado en la Notaría con destino a otros funcionarios
del Registro Civil.
Conforme al artículo
94 del Decreto 2150 de 1995,
a partir del 1° de Abril de 1996 los Notarios ante quienes se haya otorgado la escritura
pública, deben diligenciar debidamente
el formato de registro elaborado por
la Superintendencia de Notariado y Registro,
donde consten los elementos básicos del negocio jurídico relevantes para
su inscripción, formato que fue
elaborado por esta Entidad a través de Instrucción Administrativa, remitida a cada uno de los Notarios del país.
Considera este Despacho que al tenor de lo dispuesto en los artículos 2 y 3 de la Ley 153 de 1887,
fue abolida la exigencia de presentar Libreta Militar para el otorgamiento de instrumentos públicos y
privados ante Notarios prevista en el artículo
36,
literal a) de la Ley 48 de 1993, toda vez que, esta disposición fue modificada en su
integridad por el artículo 111 del Decreto 2150 de 1995, siendo de cargo de
las entidades públicas o privadas verificar el cumplimiento de esta obligación
únicamente para los siguientes efectos:
a) En la celebración de contratos con cualquier entidad
pública;
b)
Ingresar a la carrera administrativa;
c) Tomar posesión de cargos
públicos, y
d)
Obtener grado profesional en cualquier centro docente de educación superior.
En su artículo 31
ibídem, suprimió la firma del Secretario General de la entidad en la expedición de los actos
administrativos cuya competencia esté atribuida a ministro, director,
superintendente, presidente, gerente,
subdirectores de áreas técnicas y en general a algún funcionario del
nivel directivo o ejecutivo. Y tal como
lo establece el artículo 252 del Código de Procedimiento Civil, dispuso que todos los actos de funcionario público
competente se presumen auténticos.
Establece que bajo su responsabilidad los Jefes de las
Entidades que integran
En cuanto a los horarios
extendidos de atención al público,
previsto en el artículo 2°
del Decreto 2150 de 1995,
hace referencia a jornadas adicionales a la habitual de atención al
público, para facilitarle a la
ciudadanía el cumplimiento de sus obligaciones y el desarrollo de sus gestiones
ante las entidades públicas. Su
aplicación está relacionada con las necesidades de cada región, por consiguiente, sobre el particular esta Superintendencia
espera escuchar comentarios de los Registradores de Instrumentos Públicos, los cuales deben dirigirse a
Conforme a los artículos
3 y 4 del Decreto 2150 de 1995, para el pago
y cancelación de obligaciones
oficiales y a favor del Estado, éste
dispone de los mecanismos necesarios para pagar las obligaciones a su cargo
mediante el abono en cuentas corrientes
o de ahorro, y la cancelación de
obligaciones dinerarias a favor de las entidades de
Con el objeto de poder hacer efectivo el pago de las
obligaciones de los particulares para con las entidades de
Los particulares pueden consignar el importe de sus
obligaciones en cualquier sucursal del país.
En tal caso, el pago se entenderá
efectuado en la fecha en que se realice la consignación respectiva. (artículo
7° ibídem).
El artículo 14 del Decreto 2150 de 1995, prohibe la exigencia del
cumplimiento de un requisito cuando éste se acreditó por mandato legal o
reglamentario, en un trámite o actuación
anterior que ya se surtió, en tal caso, el servidor público tendrá por cumplido, para todos los efectos legales, el requisito que debió servir de fundamento a
una actuación concluida.
Igualmente, según el artículo 16 ibídem, cuando las entidades de
Las entidades de
El mandato del artículo
14 ibídem, extiende una prohibición
cuya aplicación condiciona a la concurrencia de un supuesto o hipótesis; y su observancia en el ejercicio de la
función a ustedes encomendada,
concretada en el proceso de la escritura pública y en relación con el
tema de la Representación y los comprobantes fiscales, amerita las siguientes reflexiones:
“Los efectos de la autonomía privada, de connotaciones económico sociales, se encuentran sujetos a unos presupuestos específicos
de cuyo cumplimiento depende la expresión de voluntad; y la adopción de ésta requiere de la
presencia del Notario como destinatario de la manifestación
correspondiente, lo cual amerita la
escritura pública como forma externa del negocio jurídico pretendido.
Esta forma instrumental somete la actuación del Notario al
rigorismo de la legalidad representativo de una garantía social que comporta
seguridad frente a la constitución,
extinción y modificación de los derechos surgidos de las diferentes
relaciones jurídicas. Implica el control
a cargo de ustedes, tendiente a
preservar el acto de cualquier viso de invalidez, sea relativa o absoluta. Estos elementos, el de la nulidad del acto como intercambio
cierto del consentimiento y el de la matricidad como necesidad de conservación
de los elementos integrantes de la existencia formal de los instrumentos, permite concluir lo siguiente:
La representación,
regulada por el artículo 36 del Decreto – Ley 2163 de 1970,
modificatorio del artículo 28
del Estatuto Notarial, exige el presentar para su protocolización
los documentos que la acreditan; y, obviamente,
que entre éstos se encuentra el poder que en su modalidad de especial
supone unidad o determinación de objeto o encargo, en los términos de los artículos 65 del Código de
Procedimiento Civil y 15 del Decreto Reglamentario 2148 de
1983, éste modificado por el artículo 1° del Decreto 231 de 1985. De suerte que la autonomía que el encargo
objeto de un mandato comporta para la persona del otorgante, la exigencia legal de presentación personal
del poder que materializa el mandato y la identificación del inmueble motivo de
la gestión, no permiten la aplicación en
esta materia del postulado legal que se comenta en el ámbito de la competencia
adscrita a la actividad notarial. Ahora
bien, la cuestión frente a los
comprobantes fiscales es diferente porque el artículo 44 del Decreto –
Ley 960 de 1970 permite la
protocolización de fotocopia autenticada de esos documentos, siempre y cuando sus originales estén
protocolizados y se indique en la copia la escritura con la cual lo está. Desde luego que habrá de tenerse en cuenta su
vigencia”.
El denominado “Paz y Salvo Interno” fue abolido al prohibirse expresamente su
exigencia por el artículo 15 ibídem.
De igual manera,
cuando las entidades de
El artículo 19 del Decreto 2150 de 1995, para el pago de las
obligaciones contractuales contraidas por las entidades públicas, suprime
la presentación de cuentas de cobro para el prestatario del servicio. La orden de trabajo, el contrato o el documento en el cual conste
la obligación, acompañado, si es del caso, de la manifestación
de recibo o cumplimiento a satisfacción suscrita por el funcionario
competente de la entidad contratante,
serán requisitos suficientes para el pago de la obligación
contraida.
Las ordenes de compra de elementos o las e prestación de
servicios que se encuentren acompañados de la oferta o cotización presentada
por el oferente y aceptada por el funcionario competente, no requerirán la firma de aceptación del
proponente.
El Decreto 2150 de 1995 en su artículo 18, establece que ninguna
autoridad de
Los avalúos de bienes
inmuebles que deban realizar las entidades públicas o que se realicen en
actuaciones administrativas, pueden ser
adelantados por el Instituto Geográfico Agustín Codazzi, o por cualquier persona natural o jurídica de
carácter privado, que se encuentre
registrada y autorizada por la Lonja de Propiedad Raíz del lugar donde esté
ubicado el bien para adelantar dichos avalúos.
Si la entidad pública escoge la opción privada, corresponderá a la Lonja determinar, en cada caso,
la persona natural o jurídica que adelante el avalúo de bienes
inmuebles. (artículo 27 ibídem).
Los despachos públicos deben disponer de oficinas o ventanillas únicas para la recepción de documentos, solicitudes y atender requerimientos, en donde se realice la totalidad de la
actuación administrativa que implique la presencia del peticionario. (artículo
32 del Decreto 2150 de 2000).
Se pueden conceder vacaciones
colectivas con la autorización de los Ministros, Directores de Departamentos
Administrativos, Superintendentes, Directores de establecimientos Públicos, gerentes de empresas industriales y
comerciales y los jefes de Unidades Administrativas Especiales. (artículo
36 del Decreto 2150 de 2000).
El Decreto 2150 de
1995 en su artículo 38, fija los
valores de la menor cuantía en la
contratación pública, determinados
en función de los presupuestos anuales de las entidades públicas, expresados en salarios mínimos legales
mensuales.
Se suprime el
reconocimiento de personerías jurídicas de las organizaciones civiles, las corporaciones, las fundaciones, las juntas de acción comunal y las demás
entidades privadas sin animo de lucro.
Para la obtención de su personalidad, dichas entidades se constituirán por escritura pública o documento privado reconocido
en el cual se expresará cuando menos los datos señalados en los numerales 1 al 10 del artículo 40 del Decreto 2150 de 1995. Las entidades
referidas formarán una persona distinta de sus miembros o fundadores
individualmente considerados a partir de
su registro ante la Cámara de Comercio con jurisdicción en el domicilio
principal de la persona jurídica que se constituye.
Se crea la institución del Curador Urbano que, como
particular se encargará de estudiar,
tramitar y expedir las Licencias de Urbanismo o de Construcción en
municipios y distritos con población superior a cien mil (100.000)
habitantes, facultades que en los
restantes municipios estará en cabeza de los Alcaldes y Secretarios de
Planeación.
Es importante señalar que el Decreto 2150 de 1995, no modifica los procedimientos, tramites y regulaciones establecidas en
códigos, leyes orgánicas o leyes
estatutarias.
Según el artículo 151
ibídem, el desconocimiento de las
obligaciones impuestas a los servidores públicos en dicho Decreto, será considerado falta gravísima sancionable con terminación del contrato de trabajo, destitución,
desvinculación, remoción o pérdida de investidura,
conforme a lo dispuesto en el inciso
3° del artículo 32 de la Ley 200 de 1995.
Esta Instrucción deroga las números 35 del 11 de diciembre de 1995, 38 del 22 de diciembre de 1992, 012 del 20 de marzo de 1996,
034 del 22 de agosto de 1996 y todas aquellas que le sean
contrarias. Su incumplimiento dará lugar
a que esta Entidad inicie las acciones disciplinarias respectivas”.
Cordialmente,
Superintendente de Notariado y Registro