INSTRUCCIÓN
ADMINISTRATIVA No. 01-30
DE: SUPERINTENDENTE DE NOTARIADO Y REGISTRO.
PARA: NOTARIOS
TEMA: LICENCIAS Y PERMISOS, REGISTRO DE FIRMAS Y SELLOS
FECHA: JUNIO 8 DE 2001
Señores Notarios:
Con frecuencia se reciben manifestaciones de inconformismo del usuario
del servicio público notarial por las constantes ausencias del notario por licencias y permisos, y
por fallas en la prestación del servicio o por el intento cada vez más
frecuente de adulteración en las firmas y sellos que se utilizan en los
respectivos documentos notariales.
Esta superintendencia para evitar los anteriores inconvenientes ha expedido instrucciones administrativas las cuales establecen los parámetros relacionados con las licencias y permisos, indicando en forma clara y precisa la forma en que deben solicitarse. Sin embargo no se cumple con la mismas y llegan sin la debida antelación , sin los soportes respectivos o cuando ya se han tomado el tiempo, es decir llegan sin el lleno de los requisitos. Es por ello que me permito recordarles que las instrucciones administrativas se emiten en ejercicio de la potestad reglamentaria de los funcionarios que ocupan jerarquía en un momento dado como orientadores dentro de la función que les compete por lo que dichas instrucciones son de obligatorio cumplimiento ..
En cumplimiento de la función
orientadora que corresponde a esta superintendencia asignadas en el Decreto
Ley No. 2158 de l992 y en aras de
preservar la seguridad jurídica en los actos y negocios que autorice el notario, me permito impartir
las siguientes instrucciones sobre licencias, permisos ,
registro de sellos y firmas.
1.- LICENCIAS Y PERMISOS
De conformidad a lo dispuesto en el artículo 188 del Decreto Ley
960 de l970, los Notarios tienen derecho a separarse del ejercicio del cargo
mediante licencia ordinaria hasta
por noventa (90) días en cada año
calendario; así mismo licencia especial para Notarios escalafonados en carrera notarial hasta por dos (2) años, previo concepto
favorable del Consejo Superior de la administración de Justicia, la cual en la práctica no opera en razón a que éste a partir de la expedición de
NOTARIOS |
LICENCIAS |
PERMISOS |
1ª.Categoría- Notarios
1ª, 2ª y 3ª |
A)
Ordinaria o especial: Se
solicitan por escrito ante Término de antelación para solicitarla: 15 días, indicando
la clase de licencia El tiempo de estas licencias no es computable como tiempo
de servicio, salvo la licencia ordinaria que no exceda de 15 días hábiles para el concurso de ingreso a
carrera notarial. La licencia no puede ser revocada unilateralmente pero es
renunciable por el notario, caso en el
cual debe informar en oportunidad a
quien la concedió. Es importante tener presente que durante el disfrute de la
licencia, el notario esta cobijado por
las prohibiciones legales, especialmente las previstas en el artículo 10 del Decreto
Ley 960 de l970.
B)
Por maternidad, enfermedad o
incapacidad física temporal, se
conceden a partir de la fecha que indique el certificado de incapacidad
médica expedido por Cuando la incapacidad
sea expedida por un medico particular, debe presentarse tal
certificación ante el médico del organismo de seguridad social al cual esté
afiliado el Notario para que sea convalidada o transcrita. Mientras se expide la certificación correspondiente el Notario puede solicitar
licencia ordinaria, y una vez obtenida aquella la remitirá a El tiempo de estas licencias no interrumpe el de servicio. |
A)
General:, se solicitan ante La solicitud debe
ser por justa causa sustentada y contener el tiempo por el Cual se solicita El término de antelación para solicitarlo es de 5 días
para los de Bogotá y 8 días para los notarios de otros círculos B) Especial, en cuyo evento se puede
solicitar a la primera autoridad del
lugar, quien esta legalmente facultado para hacerlo, salvo los de Bogotá que
deben peticionarlo hacerlo ante |
2da. Y
3ª. Categoría |
A)
Ordinaria o
especial: se solicitan ante el respectivo Gobernador, debiendo remitir el
acto administrativo que la concede a la mayor brevedad posible al Grupo de actividades
notariales para que repose en la respectiva hoja de vida B)
Por maternidad, enfermedad o
incapacidad física temporal, se conceden a partir de la
fecha que indique el certificado de incapacidad médica expedido por |
A)
General se
solicitan ante el respectivo
gobernador, hasta por tres días, por
escrito, indicando la justa causa, anexando el soporte de la misma y la
persona que va a quedar encargada, la cual debe reunir los requisitos
legalmente establecidos remitiendo la respectiva hoja de vida para que repose
en el archivo del grupo de actividades notariales. Así mismo debe remitir a
la mayor brevedad posible copia del acto administrativo que concede el
permiso B)
Especial, se
pueden solicitar a la primera autoridad del lugar (alcalde), quien esta
legalmente facultado para hacerlo, en los mismos casos de los Notarios de 1ª.
Categoría |
Esta Superintendencia no concederá
permisos o licencias por horas: el tiempo mínimo será de un (1) día, para ambos
casos. Exceptuarse el caso de los permisos especiales, que podrán ser de medio
día.
Sólo se aceptará un encargado
durante el tiempo que esté ausente el Notario. La persona que ejercerá el encargo debe reunir
los requisitos exigidos en el artículo
60 numeral 2 literal a) del Decreto 2148 de l983. Con el fin de efectuar el control y
vigilancia que a
Los invito a tener prudencia en la solicitud de sus
permisos y licencias, pues el sólo hecho de ser designado Notario implica un
compromiso de entrega a la comunidad que deposita la confianza en su Notario a
quien espera encontrar siempre en el desempeño de sus funciones y no
ocasionalmente como se viene presentando
en un significativo números de notarías.
2.-
REGISTRO DE FIRMAS Y SELLOS
A los notarios, como a las personas que serán encargadas ausencia del titular ya sea por permiso o por licencia les solicito registrar nuevamente ante esta Superintendencia – grupo actividades notariales las firmas y sellos que utilicen en el ejercicio de sus funciones, los cuales deben ser nítidos de tal suerte que pueda leerse claramente su contenido.
En ningún caso el notario encargado podrá utilizar el sello del titular de la notaría, debiendo incluir en su sello el círculo del notario y la fecha de en que se realiza el acto o negocio.
Se recomienda tener precaución por
la multiplicidad de casos en los cuales
se ha falsificado tanto la firma como el sello del notario.
La presente instrucción deroga las
números 018 de 30 de abril de 1996, 032 de junio 22 de 1996, 03 de enero 22 de
2001 y 01-04 de 2001.
SUPERINTENDENTE DE
NOTARIDO Y REGISTRO