INSTRUCCIÓN ADMINISTRATIVA No. 01- 26
Para: NOTARIOS DEL PAIS
De: SUPERINTENDENTE DE NOTARIADO Y
REGISTRO
TEMAS: OBLIGACIONES FISCALES DEL
NOTARIO COMPROBANTES FISCALES
FECHA: JUNIO 8 DE 2001
En
ejercicio de la función orientadora y la de velar por el cumplimiento de las normas
que rigen la adecuada y eficaz prestación del servicio público notarial
conforme a lo dispuesto en los artículos 2°, numerales 1 y 2; 9° numerales 2 y
3 del decreto Ley 2158 de 1992, es propósito de esta Superintendencia para su
aplicación y observancia unificar los criterios expuestos en Instrucciones
Administrativas y Circulares relacionadas con los temas en referencia, así:
Finalidad de la Retención en la
Fuente:
La
retención en la fuente tiene por objeto conseguir en forma gradual que el
impuesto se recaude en lo posible dentro del mismo ejercicio gravable (año) en
que se cause. (Art. 367 E.T.)
Agentes de Retención. Deberán
responder como agentes de retención
(artículo 518 E.T.), modificado por el artículo 35 de la Ley 6ª/92):
Los
agentes que no efectúen la retención son responsables con el
contribuyente. No realizada la retención
el agente responderá por la suma que está obligado a retener sin
perjuicio de su
derecho de reembolso
contra el contribuyente, cuando aquél satisfaga
Causación:
A
los notarios les corresponde retener el 1% sobre el valor de la enajenación de
activos fijos de personas naturales de conformidad con el artículo 398 del
decreto 624 de 1989.
Retenciones en la enajenación de
activos fijos de personas naturales.
Los
ingresos que obtengan las personas naturales por concepto de enajenación de
activos fijos, estarán sometidos a una retención en la fuente equivalente al
uno (1%) del valor de la enajenación.
La
retención aquí prevista deberá cancelarse previamente a la enajenación del bien,
ante el Notario
en el caso de bienes raíces, o
ante las entidades
autorizadas
para recaudar impuestos en los demás casos. (Art. 398 E.T.).
Retención en la fuente para
personas jurídicas:
“De
conformidad con los artículos 8° y 12 del Decreto 2509 de 1985, el pago o abono
en cuenta por la venta de bienes inmuebles realizada por personas jurídicas y
sociedades de hecho se encuentra sometida a una retención en la fuente del uno
por ciento (1%) por concepto de otros ingresos tributarios debiendo efectuar la
retención quien realice el pago salvo
que se trate de una persona natural que no reúna las calidades para ser agente
retenedor.
Si
quien vende es un auto-retenedor autorizado legalmente debe efectuar la
auto-retención correspondiente y conservar el recibo de consignación para
cuando la Administración de Impuestos lo exija.
Como
la retención no se efectúa ante Notario por tratarse de otros ingresos
tributarios y no de enajenación de activos fijos por persona natural no será
necesario acreditar que se efectuó la retención ante este funcionario sino ante
la Administración de Impuestos cuando lo requiera”. (Concepto No. 53011 de
diciembre de 1999, expedido por
Retención en la fuente en la permuta:
“En
caso de enajenación de bienes raíces mediante contratos de permuta, los
ingresos que perciban los permutantes personas jurídicas en especie (el bien
permutado) y en dinero (cuando lo haya), para efectos de retención en la fuente
deben aplicarse las disposiciones del
artículo 5° del Decreto 1512 de 1985, tal como fue modificado por el
artículo 8° del Decreto 2509 de 1985, que prevé que los pagos susceptibles de constituir ingreso
tributario para el beneficiario, realizados por personas jurídicas
por concepto de
adquisición de bienes
raíces, entre otros,
está sometida a Retención en la
Fuente el 1% sobre un valor total que comprenderá el precio y del dinero en el
evento de que se pague parte en especie y parte en dinero”.
“Las situaciones en las que participan como
permutantes una persona natural y una persona jurídica, se rigen por los principios
generales..., frente a la persona natural el agente retenedor es el notario
siempre que se cumplan todos los requisitos, o sea que para dicha persona se
trate de un activo fijo, y la tarifa es la misma del 1%”. (Concepto obligatorio
No. 031594 de mayo 6 de 1998, emitido por la Oficina de Normativa y Doctrina de
la DIAN).
Enajenación a título de venta o dación en pago, de
derechos sucesorales, sociales o litigiosos.
La
enajenación a título de venta o dación en pago, de derechos sucesorales, sociales
o litigiosos, que constituyan activos fijos para el enajenante, estará sometida
a una retención en la fuente del uno por ciento (1%) del valor de la
enajenación, la cual deberá consignarse ante el notario que autorice la
respectiva escritura pública. (Decreto reglamentario 1354/87Art.8°, modificado
por el artículo 20 Decreto 1189/88).
Enajenación de inmuebles a
Entidades Públicas:
El
artículo 25 de la Ley 9ª de 1983 consagra como ingreso no constitutivo de renta
ni ganancia ocasional la utilidad obtenida en la enajenación de inmuebles que
sean activos fijos, a entidades públicas, mediante negociación directa.
Retención en la fuente en las
Donaciones:
No
existe retención en la fuente en la donación porque en estricto sentido en
ella no se genera un ingreso para el
donante. Es a título gratuito la donación que consiste en la transmisión que
una persona hace gratuita e irrevocable de un bien a otra que la acepta (C.C.,
art. 1443).
La
donación es una ganancia ocasional que
se grava en cabeza del beneficiario o donatario y la cuantía se determina por
el valor fiscal que tengan los bienes donados en el período inmediatamente
anterior (E.T., art. 303).
Protocolización de la prueba del pago de retención en la
fuente.
El
Decreto reglamentario 2509 de 1985 en el artículo 10 dispuso que las pruebas
referidas al pago de la retención en la fuente, deberán protocolizarse con la
escritura respectiva.
La protocolización a que alude la disposición debe entenderse en los términos del artículo 56 del decreto ley 960 de 1970 cuyo documento es, entre otros, de los considerados como protocolizaciones legales que consagra el artículo 220 del Estatuto Notarial por tanto necesarios para el otorgamiento de actos o contratos y exentos de derechos notariales.
Consignación de Valores Retenidos:
Las
personas o entidades obligadas a hacer la retención deberán consignar el valor
retenido en los lugares y dentro de los plazos que para tal efecto señale el
Gobierno Nacional, para lo cual cada año se expedirá un decreto en el que se
fijan los términos, según el último dígito del NIT, por lo que el Notario
deberá consultar la disposición que anualmente modifique o reforme su
aplicación. (Artículo 376 E.T.)
La
no consignación de la retención en la fuente, dentro de los plazos que indique
el Gobierno, causará intereses de mora, los cuales se liquidarán y pagarán por
cada mes o fracción del mes calendario de retardo en el pago, de acuerdo con lo
previsto en el artículo 634. (Art. 377 E. T.).
Obligación de declarar:
Los
agentes de retención en la fuente deberán presentar declaración mensual de las
retenciones que debieron efectuar durante el respectivo mes, por la enajenación
de activos fijos realizadas ante ellos, la cual se presentará en el formulario
que para tal efecto señale
Los
demás agentes retenedores obligados a llevar libros de contabilidad, deberán presentar la declaración mensual de
retenciones firmada por Contador Público, vinculado o no laboralmente a la
empresa, cuando el patrimonio bruto del agente retenedor en el último día del
año inmediatamente anterior o los ingresos brutos de dicho año sean superiores
a $1.349´400.000 (año gravable 2000).
En
este último evento, deberá informarse en la declaración de retenciones el
nombre completo y número de matrícula de contador público o revisor fiscal que
firma la declaración.
No
será obligatorio presentar la declaración de que trata este artículo por el mes
en el cual no se debieron practicar retenciones en la fuente. (Parágrafo 2°
art. 606 del E.T.).
Los
Notarios deberán incluir en su declaración mensual de retenciones, las
recaudadas por la enajenación de activos fijos, realizadas ante ellos durante
el respectivo mes. (Parágrafo 3° art. 606 E.T.)
Certificados.
El
artículo 381 del Estatuto Tributario, consagra que cuando se trate de conceptos
de retención, diferentes de los
ordenados en la relación laboral o legal
y reglamentaria, los agentes retenedores deberán expedir anualmente un
certificado de retenciones.
A solicitud de la persona o entidad beneficiaria del pago, el retenedor expedirá un certificado por cada retención efectuada, el cual deberá contener las mismas especificaciones del certificado anual.
Que es un Activo Fijo.
Se
entiende por éste cualquier bien mueble o inmueble que reúna las
características siguientes:
· Que no esté destinado a la enajenación por compraventa, dación en pago o permuta dentro del giro ordinario de
negocios.
·
Que haya estado en
su patrimonio por dos años o mas.
El
carácter de activo fijo, podrá desvirtuarse mediante la entrega, por parte del
enajenante, de copia auténtica de una cualquiera de las siguientes pruebas:
1. Certificación de
2.- Certificación de la Administración de
impuestos nacionales en la cual conste que el bien enajenado tiene el carácter
de activo movible para el enajenante.
Las
certificaciones deberán expedirse con una anterioridad no mayor de un (1) año a
la fecha en la cual se realice la enajenación.
Disminución de la retención:
Cuando
el activo fijo enajenado corresponda a la casa o apartamento de habitación del
contribuyente, adquirido con anterioridad al 1° de enero de 1987 el porcentaje
de retención en la fuente se disminuirá
de conformidad con lo previsto en la
siguiente tabla: (Art. 399 E.T.).
*10% si fue adquirido durante el año 1986.
*20% si fue
adquirido durante el año 1985.
*30% si fue
adquirido durante el año 1984.
*40% si fue
adquirido durante el año 1983.
*50% si fue
adquirido durante el año 1982.
*60% si fue
adquirido durante el año 1981.
*70% si fue adquirido durante el año 1980.
*80% si fue
adquirido durante el año 1979.
*90% si fue
adquirido durante el año 1978.
*100% si fue adquirido antes del 1o. de enero de
1978.
Para
efectos de determinar si hay lugar a disminución en la retención, adicionalmente se tendrá en cuenta, lo
siguiente:
1.- Cuando la casa o apartamento de habitación se
haya adquirido en sucesión por causa de muerte, la fecha de adquisición para el
asignatario será la de ejecutoria de la sentencia aprobatoria de la partición (
literal b) art. 7° reglamentario
1354/87).
2.- Cuando se trate del apartamento o casa de
habitación, recibido por uno de los cónyuges a título de gananciales, se tomará
como fecha de adquisición la del título debidamente registrado mediante la cual
fue adquirido por cualquiera de los cónyuges, antes de disolverse la sociedad
conyugal ( literal c) art. 7°
reglamentario 1354/87).
3.- En el caso de que el enajenante de un apartamento o casa de habitación haya efectuado su construcción con posterioridad a la adquisición del terreno, se tomará como fecha de adquisición la de la finalización de la construcción (Artículo 11 decreto 1189 de 1988, que modificó el artículo 7° literal f) del decreto 1354 de 1987).
Excepción a la Retención en la
Fuente:
a) El otorgamiento, la autorización y el
registro de cualquier escritura pública de compraventa o de hipoteca de una
vivienda de interés social de que trata la Ley 9ª de 1989, no requerirá del
pago de retenciones en la fuente. (Art. 400 E.T.).
b) Cuando, mediante negociación directa y por
motivos definidos previamente por la ley como de interés público o de utilidad
social, o con el propósito de proteger el ecosistema a juicio del Ministerio
del Medio Ambiente, se transfieran bienes inmuebles que sean activos fijos a
entidades públicas y/o mixtas, en las cuales tenga mayor participación el
Estado la utilidad obtenida será ingreso no constitutivo de renta ni ganancia
ocasional. Igual tratamiento se aplicará cuando los inmuebles que sean activos
fijos se transfieran a entidades sin ánimo de lucro, que se encuentren
obligadas por ley a construir vivienda social (Art.37 E.T.)
En
consecuencia, los Notarios como agentes retenedores que son en la enajenación
de inmuebles que tengan la calidad de activos fijos y la efectúe personas
naturales deberán exigir como prueba para la no retención certificación del
representante legal de la entidad pública en la cual conste que la
trasferencia, se efectuó de conformidad con lo previsto en el artículo 25 de la
Ley 9ª de 1983, compilado en el artículo 37 del E.T.; además, copia de la
resolución ejecutiva que incorpora la entidad y su actividad dentro de su
declaratoria de utilidad pública e interés social, documentos estos que se
protocolizan con la respectiva escritura.
Para
efectos tributarios, cuando
El
Decreto reglamentario 1189 de 1988, artículo 4° regula lo pertinente
NIT en el trámite notarial de
sucesiones:
A
los interesados y/o apoderados en la iniciación del trámite sucesoral regulado
por los decretos 902 de 1988 y 1729 de 1989, en que el causante nacional o
extranjero carezca de documento legal de
identificación (Cédula de Ciudadanía), se exigirá por los notarios tramitar y
obtener previamente el NIT ante la respectiva oficina de la DIAN.
En la correspondencia, facturas y
demás documentos se debe informar el NIT:
En los membretes de la correspondencia,
facturas, recibos y demás documentos de toda empresa y de toda persona natural
o entidad de cualquier naturaleza, que reciba pagos en razón de su objeto,
actividad o profesión, deberá imprimirse o indicarse, junto con el nombre del
empresario o profesional, el correspondiente número de identificación
tributaria. (Art. 619 E.T.).
Registro Único Tributario:
Ante
la Oficina de la DIAN correspondiente se diligenciará el formato de
solicitud para la
inscripción en el
registro Único Tributario
(RUT), para atender asuntos de
las notarías de acuerdo a su situación geográfica y a la organización
administrativa de la Dirección de Impuestos a nivel Nacional. (Art. 4
Resolución No. 0589 de junio 7 de 1989).
III. IMPUESTO DE VALOR AGREGADO (IVA)
Definición de servicio:
El
Decreto 1372 de 1992 en el artículo 1° señala: “ Para los efectos del impuesto sobre
las ventas se considera servicio, toda actividad, labor o trabajo prestado por
una persona natural o jurídica, o por una sociedad de hecho, sin relación
laboral con quien contrata la ejecución, que se concrete en una obligación de
hacer, sin importar que en la misma predomine el factor material o intelectual,
y que genera una contraprestación de dinero o en especie, independientemente de
su denominación o forma de remuneración”.
Aplicación:
El
impuesto a las ventas se aplicará, entre otros, en la prestación de servicios
en el territorio nacional (literal b) art. 420 E.T.), con exclusión de los
departamentos de San Andrés y Providencia y del Amazonas. (Art. 423 E.T. y Ley
223 de 1995 art. 270).
Causación de la Retención en la
Fuente por IVA:
La
retención en la fuente, del impuesto sobre las ventas en la adquisición de
bienes y servicios gravados, deberá efectuarse
en el momento en que se realice el pago o abono en cuenta, lo que ocurra
primero. (Art. 429 del E.T. literal c).
Responsables del impuesto en la
prestación de servicios notariales:
En el
caso de prestación
de servicios notariales serán responsables del impuesto sobre las
ventas, las notarías; las cuales cumplirán las diferentes obligaciones
tributarias derivadas de tal calidad, con el Número de Identificación
Tributaria NIT, que corresponda al
respectivo notario. (Decreto 1250 de julio 28 de 1992, art. 5°) concordante con
el artículo 437 literal c) del E.T.).
Corresponde
al Notario el cumplimiento de las obligaciones tributarias derivadas del
impuesto sobre las ventas para la respectiva notaría.
Base Gravable:
La
base gravable en la prestación de los servicios notariales estará conformada en
cada operación por el valor total de la remuneración que reciba el responsable
por la prestación del servicio. Para la liquidación del impuesto se excluirán
del valor de la remuneración, los valores que correspondan a recaudos recibidos
para terceros. (Art. 18 decreto 2076/92)
Aproximación de Impuesto sobre las
Ventas cobrado.- (Art. 8 Decreto 1250/92).
Para
facilitar el cobro del impuesto sobre las ventas, cuando el valor del impuesto
generado implique el pago de fracciones de diez pesos ($10). Dicha fracción se
podrá aproximar al múltiplo de diez pesos más cercano ($10)”.
Tarifa General del Impuesto sobre
las Ventas.
La
tarifa general del impuesto sobre las ventas es del dieciséis por ciento (16%),
la cual se aplicará también a los
servicios, con excepción de los excluidos expresamente. Igualmente, la tarifa general será aplicable
a los bienes de que tratan los artículos 446, 469 y 474 y a los servicios de
que trata el artículo 461 del Estatuto Tributario. (Art. 468 E.T. modificado
por el artículo 26 de la Ley 633 de 2000).
Declaración Tributaria:
El
período fiscal del impuesto sobre las ventas será bimestral. Los períodos bimestrales son: Enero-Febrero;
Marzo-Abril; Mayo-Junio; Julio- Agosto; Septiembre-Octubre;
Noviembre-Diciembre. (Artículo 600 Estatuto Tributario, modificado artículo 31
Ley 223 de 1995).
Obligación de declarar y pagar el
Impuesto sobre las Ventas retenido-
El
valor del Impuesto sobre las Ventas retenido, deberá declararse y pagarse
dentro de los plazos
que señale el Gobierno Nacional, utilizando para tal
efecto el mismo formulario que prescriba la Dirección de Impuestos y Aduanas
Nacionales, para declarar las retenciones en la fuente de los impuestos de
renta y timbre. (Art.603).
Anualmente el Notario deberá consultar la normatividad
vigente por medio de la cual se modifica la obligación de declarar y cancelar
el IVA.
Las
declaraciones del IVA, deberán ser presentadas aunque no se hayan efectuado
ventas del
Obligación de expedir certificado
por IVA:
Los
agentes de retención del impuesto sobre las ventas deberán expedir por las
retenciones practicadas un certificado bimestral que cumpla los requisitos
previstos en el artículo 381 del Estatuto Tributario. (Parágrafo 2° art. 615
del E.T).
Los
certificados a que se refiere este artículo, serán expedidos dentro de los diez
(10) días calendario siguientes al bimestre en el cual se practicó la
retención.
Cuando
el beneficiario del pago solicite un certificado por cada retención practicada,
el agente retenedor lo hará con las mismas especificaciones del certificado
bimestral.
Exclusión del IVA en el Servicio de Registro del
Estado Civil:
Para
la liquidación del Impuesto se excluirán del valor de la remuneración los
valores que correspondan a recaudos recibidos para terceros y los valores
relacionados con los documentos o certificados del Registro Civil. (Art. 18
Decreto 2076 de diciembre 23 de 1992).
Constituye
el archivo del Registro Civil, los elementos enunciados en el artículo 8 del
Decreto Ley 1260 de 1970 entre ellos:
Los registros de nacimiento, de matrimonio, de defunción, los índices de
éstos, el libro de visitas y el
archivador de documento,
en el cual
“se conservarán los documentos que hayan servido para la
inscripción”. (art. 16), que para
el efecto entre otros, son:
Certificados médicos de nacimiento o de defunción, partidas eclesiásticas (de
bautismo o de matrimonio), sentencias judiciales o copias de escrituras de
cambio de nombre o de correcciones a determinado registro de matrimonio civil y
de protocolizaciones de este contrato (sic) cuando proviene de proceso judicial
y de otros documentos auténticos, como los relativos a las actuaciones
administrativas y judiciales con motivo del trámite o proceso de adopción (Art.
88 y s.s., 114 Código del Menor).
Procedimiento en devoluciones,
rescisiones, anulaciones o resoluciones de operaciones sometidas a retención en
la fuente por IVA y retenciones practicadas en exceso. (Art. 11
Decreto 380 de 1993):
En
los casos de devolución, rescisión, anulación o resolución de operaciones sometidas a retención en la fuente por impuesto sobre las ventas,
el agente retenedor podrá descontar las sumas que hubiere retenido por tales
operaciones, del monto de las retenciones por declarar y consignar
correspondientes a este impuesto, en el período en el cual aquellas
situaciones hayan tenido ocurrencia.
Si el monto de las retenciones de IVA que debieron efectuarse en tal período no fuere
suficiente, con el saldo podrá afectar la de los dos períodos inmediatamente
siguientes.
En lo casos de retenciones en la fuente del IVA, practicadas en exceso, el agente retenedor aplicará el mismo procedimiento establecido en el inciso anterior . En todo caso podrá reintegrar tales valores, previa solicitud escrita del afectado con la retención, acompañada de las pruebas cuando a ello hubiere lugar.
El
retenido deberá manifestarle por escrito al retenedor que los valores retenidos
en las condiciones aquí previstas, no fueron ni serán imputados en la declaración del impuesto
sobre las ventas correspondiente. Si
dichos valores fueron utilizados, el retenido deberá reintegrarlos al
retenedor. (Parágrafo 1°).
Para
que proceda el descuento el retenedor deberá anular el certificado de retención
del impuesto sobre las ventas y expedir uno nuevo sobre la parte sometida a
retención, cuando fuere el caso. (Parágrafo 2°).
Por mora en el pago de impuestos
anticipos y retenciones:
Los
contribuyentes o responsables
de los impuestos administrados por
Por mora en la consignación de los
valores recaudados por las entidades autorizadas:
Cuando
una entidad autorizada para recaudar impuestos, no efectúe la consignación de
los recaudos dentro de los términos establecidos para tal fin, se
generará a su
cargo y sin necesidad de
trámite previo alguno, intereses moratorios, liquidados
diariamente a la tasa de mora que rija para efectos tributarios, sobre el monto
exigible no consignado oportunamente, desde
la fecha en
que se debió efectuar la consignación y hasta el día en que ella se
produzca. (Art. 636 E. T).
Sanciones relacionadas con las
declaraciones tributarias:
Extemporaneidad en la presentación.
Las
personas o entidades obligadas a
declarar que presenten las declaraciones tributarias en forma extemporánea, deberán
liquidar y pagar una sanción por cada mes o fracción del mes calendario de
retardo, equivalente al cinco por ciento (5%) del total del impuesto a cargo o
retención objeto de la declaración tributaria, sin exceder del ciento por
ciento (100%) del impuesto o retención, según el caso. (Art. 641 E.T.).
De la sanción por no declarar.
La
sanción por no declarar será equivalente:
En
el caso de que la omisión se refiera a la declaración del impuesto sobre las
ventas, al diez por ciento (10%), de las
consignaciones bancarias o ingresos brutos quien persista en su incumplimiento,
que determine la administración por el período al cual corresponda la
declaración no presentada, o al diez (10%) de los ingresos brutos que figuren
en la última declaración de ventas presentada, el que fuere superior. (Numeral
2° art. 643 E.T.).
En
el caso de que la omisión se refiera a la declaración de retenciones, al diez
por ciento (10%) de los cheques girados o costos de quien persiste en su
incumplimiento que determine la Administración por el período al cual
corresponda la declaración
no presentada, o al ciento por ciento (100%) de las retenciones que figuren
en la última declaración de retenciones presentadas, el que fuere superior.
(Numeral 3° art. 643 E.T.)
En
el caso de que la omisión se refiera a la declaración del impuesto de timbre la
sanción por no declarar, será equivalente a cinco (5) veces el valor del
impuesto que ha debido pagarse. (Numeral 4° art. 643 E.T.).
De la sanción por no expedir
certificados:
Los
retenedores que dentro del plazo establecido por el Gobierno Nacional, no
cumplan con la obligación de expedir los certificados de retención en la
fuente, incluido el certificado de ingresos y retenciones, incurrirán en una
multa hasta del cinco por ciento (5%) del valor de los pagos o abonos
correspondientes a los certificados no expedidos. (667 E.T.).
De la sanción por autorizar
escrituras o traspasos sin el pago de la retención:
Los
notarios y demás funcionarios que autoricen escrituras o traspasos sin que se
acredite previamente la cancelación del
impuesto retenido, incurrirán en una multa equivalente al doble del valor que
ha debido ser cancelado, la cual se impondrá por el respectivo Administrador de
Impuestos o su Delegado, previa comprobación del hecho. (Art. 672 E.T.).
De la sanción a Notarios que
autoricen escrituras por un precio inferior.
Los
notarios que violaren lo dispuesto en el inciso 2° del artículo 278, serán
sancionados por la Superintendencia de Notariado y Registro, con base en la
información que le suministre la Dirección de Impuestos Nacionales, con multa
equivalente al 5% del valor mínimo que debería figurar en la correspondiente
escritura. (Art. 673 E.T.).
Artículo
278 E.T: Costo mínimo de los
inmuebles adquiridos con préstamos.-
Cuando se adquieran bienes raíces con préstamos de
entidades sometidas a la vigilancia del Estado, el precio de compra fijado en
la escritura no podrá ser inferior a una suma en la cual el préstamo represente
el (70%) del total.
Atendiendo
lo establecido en el inciso segundo del artículo 518 del Estatuto Tributario y
el artículo 23 del decreto 2076 de 1992, las escrituras públicas están sujetas
al impuesto de timbre, siempre y cuando consagren la existencia, constitución,
modificación o extinción de obligaciones, cuya cuantía supere el monto de
causación y en las cuales intervengan como otorgantes, aceptantes, suscriptores,
por lo menos uno de los contribuyentes del impuesto, o reúna esta calidad la
persona a cuyo favor se expida, otorgue o extienda la misma.
Los
Notarios, por las escrituras públicas, deberán responder como agentes de
retención en las actuaciones gravadas por el impuesto de timbre nacional.
(numeral 2° Art. 518 E.T.).
El
impuesto de timbre que se cause en el
exterior, será recaudado por los agentes consulares y su declaración y pago
estará a cargo del Ministerio de Relaciones Exteriores en la forma como lo
determine el reglamento, sin que se generen intereses moratorios.
Causación:
El
impuesto de timbre nacional, se causará a la tarifa hoy del uno punto cinco por
ciento (1.5%) sobre los instrumentos públicos y documentos privados, incluidos
los títulos valores, que se otorguen o acepten en el país, o que se otorguen
fuera del país pero que se ejecuten en el territorio nacional o generen
obligaciones en el mismo, en los que se haga constar la constitución,
existencia, modificación o extinción de obligaciones, al igual que su prórroga
o cesión, cuya cuantía sea superior hoy a cincuenta y ocho millones trescientos
mil pesos ($58.300.000), (valor año gravable 2001), en los cuales
intervenga como otorgante
aceptante o suscriptor una entidad pública, una persona
jurídica o asimilada, o una persona natural que tenga la calidad de comerciante
que en el año inmediatamente anterior tuviere unos ingresos brutos o un
patrimonio bruto superior hoy a novecientos treinta millones trescientos mil
pesos ($930.300.000), (valor año gravable 2001).
Tratándose
de documentos que hayan sido elevados a escritura pública se causará el
impuesto de timbre, siempre y cuando no se trate de la enajenación de bienes
inmuebles o naves o constitución o cancelación de hipotecas sobre los
mismos. En el caso de constitución de
hipoteca abierta, se pagará este impuesto sobre los respectivos documentos de
deber. (Art. 519 E.T, Inc. 3°).
Impuesto de Timbre en modificación de contratos:
Los
títulos valores como la letra de cambio, el pagaré, el cheque, los bonos,
certificados de depósito
y bono de
prenda, carta de
porte y conocimiento
de embarque, facturas cambiarias son objeto de impuesto de timbre.
(Arts.
El
Notario deberá exigir el pago de dicho impuesto antes de proceder a realizar su
actuación notarial ( diligencia de reconocimiento de contenido y firma).
Exentos del Impuesto de Timbre:
La
normatividad desarrollada en la Ley 223 de 1995 sobre IMPUESTO DE TIMBRE,
introdujo cambios sobre los actos y documentos que quedan exentos , entre otros
el contrato de promesa de venta, entidades de derecho público , la ampliación a
los vehículos y sobre las liquidaciones oficiales de contratos de concesión y
distribución.
En
ningún caso estarán sometidas al impuesto de timbre las escrituras públicas de
enajenación de inmuebles para viviendas urbanas clasificadas en los estratos
socio-económicos uno, dos y tres. (Art. 530-1 E.T.).
Las
entidades de derecho público están exentas del pago del impuesto de timbre
nacional.
Cuando
en una actuación o en un documento intervengan entidades exentas y
personas no exentas, las últimas deberán
pagar la mitad del impuesto de timbre, salvo cuando la excepción se deba a la
naturaleza del acto o documento y no a la calidad de sus otorgantes.
Cuando
la entidad exenta sea otorgante, emisora o giradora del documento, la persona o
entidad no exenta en cuyo favor se otorgue el documento, estará obligada al pago
del impuesto en la proporción establecida en el inciso anterior. (Art. 532
E.T.).
Así
mismo, cuando el documento esté sujeto al impuesto de registro no se causará el
impuesto del timbre nacional.
Es
importante recalcar que este impuesto ha sido y será liquidado y recaudado en
la notaría, constituyéndose en una obligación fiscal del Notario.
El
artículo 46 de la Ley 633 de 2000 establece: “ Adiciónese el artículo 530 del
Estatuto Tributario con los siguientes numerales:
“54. Los pagarés que instrumenten cartera
hipotecaria.
55. Los documentos que
instrumentan la cesión de activos, pasivos y contratos que suscriban las
entidades financieras públicas conforme a lo dispuesto por el artículo 68 del
Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, o la cesión de uno de varios de los
activos, pasivos o contratos conforme a las normas del Código de Comercio. Para Efectos de este numeral, se entiende por
entidades financieras públicas aquellas en las cuales la participación del
capital público es superior al cincuenta por ciento (50%) de su capital social.
56. Los títulos y demás documentos que se originen o
deriven directamente de las operaciones de compra de cartera hipotecaria, su
titularización y la colocación de los títulos correspondientes a los que se
refiere la Ley 546 de
El artículo 21 del decreto 3101 de
1990 dispone: “ Forma de pago de
obligaciones. Los bancos recibirán el pago de los impuestos, anticipos,
retenciones, intereses y sanciones, en efectivo, tarjeta de crédito que
administre la entidad bancaria o mediante cheque girado sobre la misma plaza de
la oficina que lo recibe y únicamente a la orden del banco receptor. Las demás entidades financieras autorizadas
recibirán el pago mediante tarjeta de crédito.
El pago del impuesto de timbre y
de la retención en la fuente por enajenación de activos fijos, sólo se podrá
realizar en efectivo o mediante cheque librado por un establecimiento de
crédito sometido al control y vigilancia de
Parágrafo. Los bancos,
los notarios y las oficinas de transito, bajo su responsabilidad, podrán
recibir cheques librados en forma distinta a la señalada o habilitar cualquier
procedimiento que facilite el pago. En
estos casos, las entidades mencionadas deberán responder por el valor del
recaudo, como si éste se hubiera pagado en efectivo”.
Para
efectos tributarios, todas las personas o entidades que tengan la calidad de
comerciantes, ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a
éstas, o enajenen bienes producto
de la actividad agrícola o ganadera, deberán
expedir factura o documento equivalente y conservar copia de la misma por cada
una de las operaciones que realicen, independientemente de su calidad de
contribuyentes o no contribuyentes impuestos administrados por
Para
quienes utilicen máquinas registradoras, el documento equivalente será el
tiquete expedido por ésta. (Artículo 615 E.T.).
Requisitos de la Factura de
Venta.-
Para efectos
tributarios, la expedición de
factura a que se refiere el artículo 615 consiste en entregar el original de la
misma, con el lleno de los requisitos
señalado en el artículo 617 E.T.
Factura por computador:
La
factura por computador es la que cumple con todos los requisitos establecidos
en los artículos 617 y 618 del Estatuto Tributario que permiten al Software
asociar la identificación del artículo o servicio a la tarifa del impuesto
sobre las ventas correspondiente, en la que interactúan la programación, el
control y la ejecución de las funciones inherentes a la venta, tales
como emisión de facturas, comprobantes, notas crédito, notas débito,
programación de departamentos, códigos,
grupos, familias o subfamilias etc. (Decreto reglamentario 1165 de 1996,
artículo 13).
Factura Electrónica:
Entiéndase
por factura electrónica el documento
computacional que soporta una transacción de venta de bienes o prestación de
servicios, transferido bajo un lenguaje estándar universal denominado EDIFACT
de un computador a otro. (Decreto reglamentario 1094 de 1996, art. 1°).
La factura electrónica como documento equivalente a la factura de venta. Las personas o entidades que opten por utilizar la factura electrónica como documento equivalente a la factura de venta, deberán hacerlo a través de una red de valor agregado.
El agente
emisor de la factura electrónica será responsable ante
Otros documentos equivalente a la factura:
Constituyen
documentos equivalentes a la factura los expedidos por entidades de derecho
público incluidas las empresas industriales y comerciales del Estado y
Sociedades de Economía Mixta donde el Estado posea mas del cincuenta por ciento
(50%) de su capital, los expedidos por empresas o entidades que presten
servicios públicos domiciliarios, cámaras de comercio, notarías y en general
los expedidos por los no responsables del impuesto sobre las ventas que
simultáneamente no sean contribuyentes del impuesto sobre
El
aviso o comunicación que se debe suministrar a la DIAN, para la intervención de
esta en el trámite notarial de sucesión es el previsto en el artículo 3,
numeral 2 Inciso 2, del decreto ley 902 de 1988 (modificado por el artículo 3°
del decreto 1729 de 1989), que determina:...” Así mismo dará inmediatamente a
la oficina de cobranzas o la Administración de Impuestos Nacionales que
corresponda, el aviso que exigen las disposiciones legales sobre el particular
y comunicará a la Superintendencia la iniciación del trámite informando el
nombre del causante y el número de su cédula de ciudadanía o de la tarjeta de
identidad, o el NIT , según el caso”.
De los procesos de sucesión.
Los
funcionarios ante quienes se adelanten o tramiten sucesiones, cuando la cuantía
de los bienes sea superior hoy, a diez
millones trescientos mil pesos ($10.300.000) deberán informar
previamente a la partición el nombre del
causante y el avalúo o valor de los bienes. Esta información deberá ser
enviada a la Oficina de Cobranzas de la Administración de Impuestos Nacionales
que corresponda, con el fin de que ésta se haga parte en el trámite y obtenga
el recaudo de las deudas de plazo vencido y de las que surjan hasta el momento
en que se liquide la sucesión.( año base 2001, Decreto 2661 de diciembre 22 de
2001).
Si
dentro de los veinte (20) días siguientes a la comunicación, la Administración
de Impuestos no se ha hecho parte, el funcionario podrá continuar con los
trámites correspondientes. (Art. 844
E.T.).
Para
los efectos de la intervención de la DIAN, es necesario adicionar:
Comunicación de la DIAN:
Importante
de manera especial, sobre las comunicaciones y el cómputo de términos con
relación a la DIAN, es de tener en cuenta el artículo 559 Inciso 3 o final, del
Estatuto Tributario que expresa:
“Presentación de escritos. Los términos para la Administración que sea
competente comenzarán a correr el día siguiente de la fecha de recibo”.
La
comunicación deberá ser dirigida a la División de Cobranzas, Grupo de
Representación Externa –Personas Naturales – por lo que al contener todos los
requisitos anteriormente señalados se entenderá realizada en la fecha de
introducción al correo, del oficio que informa la existencia de deudas de plazo
vencido.
X. OBLIGACIÓN DE SUMINISTRAR INFORMACIÓN A
A
partir del año 1989, los Notarios deberán informar anualmente dentro de los
plazos que indique el Gobierno Nacional, los apellidos y nombres o razón social
y NIT de cada una de las personas o entidades que durante el año inmediatamente
anterior, efectuaran en la respectiva notaría, enajenaciones de bienes o
derechos, cuando la cuantía de cada enajenación sea superior a $21.800.000 (año
gravable 2000), por enajenante, con indicación del valor total de los bienes o
derechos enajenados. Para efecto de su
cumplimiento los notarios podrá exigir la exhibición de la cédula de ciudadanía
o NIT de cada uno de los enajenantes.
Esta
información podrá presentarse en medios magnéticos ( Art. 629 del E.T.).
Resolución No. 8749 de 2000: (Reglamentaria
del artículo 629 del Estatuto Tributario).
Los
notarios deberán suministrar por el año gravable 2000 y siguientes, la
información que se relaciona a continuación, de cada una de las personas o
entidades que efectuaron en la respectiva notaría, enajenación de bienes o
derechos, cuando la cuantía de cada enajenación sea superior al valor indicado
en el artículo 629 del Estatuto Tributario y su reglamentación para el
respectivo año gravable:
Los
notarios a cargo de las notarías que se constituyan en fecha posterior a la
publicación de la presente resolución tendrán la obligación de enviar la
información según lo establecido. (art.
2).
La
información tributaria exigida en la resolución debe presentarse dentro del
plazo establecido por el Gobierno Nacional.
(art. 10).
Para
el año fiscal de 2000 venció el 31 de Mayo de 2001 (Decreto 2662 de 2000, art.
33).
Del Aporte Especial para la
Administración de Justicia.
El
aporte especial para la Administración de Justicia será equivalente al 10% de
los ingresos brutos obtenidos por las
notarías por concepto de todos los
ingresos notariales. (art. 135 Ley 6ª de 1992).
En
ningún caso podrán trasladarse estos
aportes a los usuarios del
De la Base para el cálculo del
aporte especial. (Decreto 1960 de 1993)
Para
efectos de establecer la base para el cálculo del aporte especial para la
administración de justicia, se consideran ingresos notariales los ingresos
obtenidos como derechos notariales con ocasión del cumplimiento de la
función notarial, tales
como otorgamiento y
autorización de escrituras; protocolizaciones, guarda;
apertura y publicación de testamentos cerrados; reconocimiento de documentos
privados; autenticaciones; testimonios de fe de vida; expedición de copias y
certificaciones; diligencias fuera del despacho y, en general todas las
actuaciones notariales que generen un ingreso (Art. 2, Decreto 1960 de 1993).
No
formarán parte de la base gravable para el cálculo del aporte especial, los
ingresos recibidos para terceros, el subsidio recibido del fondo nacional de
notariado, ni los aportes a la Superintendencia de Notariado y Registro.
(Parágrafo Ibidem).
De la Liquidación del Aporte
Especial.
El
aporte especial para la Administración de Justicia se liquidará mensualmente
sobre los ingresos notariales obtenidos en el respectivo mes, de conformidad
con los artículos anteriores. (Art. 3 Decreto 1960 de 1993).
Del Recaudo del Aporte Especial.
Los
notarios deberán consignar el aporte especial para la Administración de
Justicia en nombre de la respectiva notaría, en el número de cuenta y
establecimiento bancario que señale la Dirección del Tesoro Nacional, dentro de
los primeros cinco (5) días de cada mes siguiente a aquel en que se obtuvieron
los ingresos, en los formatos que para el efecto prescriba
En
desarrollo con lo dispuesto en el artículo 4° precitado, el Director de
Impuestos y Aduanas Nacionales, mediante la resolución 2015 del 29 de octubre
de 1993, prescribió las características del formato que se adoptó para dichas
consignaciones y adicionalmente dictó
otras disposiciones sobre el particular entre ellas la relativa a
intereses moratorios por extemporaneidad (art. 3° Ibidem) de que trata el
artículo 634 del Estatuto Tributario.
Ingresos para terceros que no
forman parte de
Responsabilidad Civil:
Se
presenta cuando el notario o los funcionarios notariales, faltando a sus
deberes éticos-jurídicos propios de su actividad funcional, incumplen
obligaciones que tengan origen legal, reglamentario o convencional, por acción
u omisión, dolosa o culposa, productora de un daño o perjuicio que les sea
imputable, según las reglas del nexo de culpabilidad. (Art. 195 Estatuto Notarial).
Responsabilidad Penal:
El
Código Penal (Ley 599 de julio 24 de
2000, art. 397, en su Título XV, relaciona los “Delitos contra la
administración pública” se advierte que a partir del 1° de julio de 2001
empezará a regir.
Responsabilidad penal por no
consignar las retenciones y el IVA. (Art. 42 Ley 633 de 2000).
“Unifícanse los parágrafos 1° y 2° del artículo 665
del Estatuto Tributario en el siguiente parágrafo, el cual quedará así:
Parágrafo. Cuando el agente retenedor o responsable
del impuesto a las ventas extinga en su totalidad la obligación tributaria,
junto con sus correspondientes intereses y sanciones, mediante pago o
compensación de las sumas adeudadas, no habrá lugar a responsabilidad
penal. Tampoco habrá responsabilidad
penal cuando el agente retenedor o responsable del impuesto sobre las ventas
demuestre que ha suscrito un acuerdo de pago por las sumas debidas y que éste
se está cumpliendo en debida forma”.
El
agente retenedor que no consigne las sumas retenidas dentro de los dos (2)
meses siguientes a aquél en que se efectuó la respectiva retención, queda
sometido a las mismas sanciones previstas en la ley penal para los servidores
públicos que incurran en el delito de peculado por apropiación. (art. 22 ley
383 de 1997).
En la misma sanción incurrirá el responsable del impuesto
sobre las ventas que, teniendo la obligación legal de hacerlo, no consigne las
sumas recaudadas por dicho concepto, dentro del mes siguiente a la finalización
del bimestre correspondiente.” (Artículo 665 E.T).
Responsabilidad penal por no
certificar correctamente valores retenidos.
Los
retenedores que expidan certificados por sumas distintas a las efectivamente
retenidas, así como los contribuyentes que alteren el certificado expedido por el
retenedor, quedan sometidos a las mismas sanciones previstas en la ley penal
para el delito de falsedad. (Artículo 666 E. T.).
Falsedad ideológica en documento
público.
El
servidor público que en ejercicio de sus funciones, al extender documento público
que pueda servir de prueba, consigne una falsedad o calle total o parcialmente
la verdad, incurrirá en prisión de cuatro (4) a ocho (8) años e inhabilitación
para el ejercicio de derechos y funciones públicas de cinco (5) a diez (10)
años. (Artículo 286. Código Penal).
Responsabilidad Fiscal.-
Cuando
el Notario no cumple con los deberes fiscales que le ha impuesto el Estado para
determinadas actuaciones fedatarias incurre en responsabilidad fiscal.
La
ilicitud fiscal es cuando el notario participa como agente directo o indirecto
del fisco, vale decir, en su condición de sujeto activo de la relación
tributaria, cuando debe cobrar los impuestos o recaudos o en su calidad de
controlador del sistema impositivo, cuando
debe abstenerse de permitir el otorgamiento del acto notarial, sin la debida
presentación de ciertos certificados fiscales.
El notario responde con su patrimonio económico por los compromisos
fiscales de los comparecientes en ciertas actuaciones notariales debido a la
solidaridad legal de la obligación tributaria.
Responsabilidad Disciplinaria.-
Surge
de la violación de prohibiciones e incompatibilidades, el desconocimiento de
derechos y sobre todo por el incumplimiento de los deberes ético-jurídicos
señalados en las normas legales. (Ley 588 de 2000, Ley 200 de 1995, Decreto Ley
960 de 1970 y decreto reglamentario 2148 de 1983).
XIII. COMPROBANTES FISCALES EN
Dispone
la ley 33 de
1.896 en su artículo 1o.:
En los Departamentos en donde
está establecido el impuesto directo sobre la propiedad raíz, los notarios o
los que hagan sus veces, no prestarán su oficio
en el otorgamiento y autorización de escritura públicas o de
instrumentos que graven o cambien la propiedad de fincas raíces, sin que se les
presente por los interesados el comprobante de que la finca o fincas a que el
instrumento va a referirse, están a paz y salvo con el respectivo Tesoro
Departamental con lo que corresponda por impuesto directo hasta la fecha del
mismo otorgamiento.
Cuando
el instrumento verse sobre la propiedad de fincas situadas en un Departamento
distinto del de su otorgamiento, siempre se exigirá la formalidad apuntada, si
en el lugar de la ubicación existiere el gravamen de que se trata.
El
comprobante de haberse pagado el impuesto directo se agregará al protocolo a
fin de que se inserte en las copias que se expidan de los instrumentos en que
conforme a esta ley fuere necesario.
La
omisión de lo preceptuado no es causa de nulidad de los instrumentos en
que se
haya incurrido, pero
el notario o
funcionario responsable será castigado con la suspensión de su empleo
por uno a tres meses y además, con una multa igual al importe del impuesto que
haya dejado de cubrirse hasta la fecha del otorgamiento del instrumento. (Art.
2 Ibidem).
El
impuesto se trasladó de los departamentos
a los municipios por medio de la ley 1a. de 1.943.
Los comprobantes
fiscales serán presentados
por los interesados en el momento
de solicitar el servicio
notarial. Prohíbase a los notarios extender instrumentos sin que
previamente se hayan presentados los certificados y comprobantes fiscales exigidos
por la ley
para la prestación de servicios notariales. Aunque
dichos instrumentos no sean numerados, fechados ni autorizados inmediatamente
con la firma del notario. (Art. 43 decreto 960 de 1.970, modificado por el art.
37 del decreto 2163 de 1.970).
Los
comprobantes fiscales se agregarán a las escrituras a que correspondan en forma
original o en fotocopia autenticada por un notario siempre que el original de
donde provengan se halle protocolizado y se indique en ella la escritura con la cual lo está. En el original de la escritura se anotarán
las especificaciones de todos los comprobantes allegados, por su numeración,
lugar, fecha y oficina de expedición, personas a cuyo favor se hallan expedido,
con su identificación, cuantía si la tuvieren y fecha límite de su
vigencia. Todos éstos datos serán
reproducidos en las copias que del instrumento llegaren a expedirse. (art. 44
decreto 960 de 1.970).
El
formulario único adoptado para la declaración y pago del impuesto predial del
Distrito Capital, se procederá a protocolizar fotocopia
autenticada del documento, sin perjuicio de que cuando se le exhiba el
original, se deje constancia de este hecho en la fotocopia que de tal documento
se allegue. ( Circular 0001 de 2000 expedida
por la Secretaría del Distrito Capital y consignada en la circular 78 de
julio 4 de 2000 expedida por la S. de N. y R.)
Extensivamente
esa regla se aplicará a otros Distritos y municipios, que tengan implantado el
referido procedimiento.
El
notario deberá examinar los comprobantes fiscales que se le presenten. Cuando un certificado de paz y salvo
aparezca con enmendaduras, tachaduras o adulteraciones, debe retenerlo y
enviarlo al Administrador de Impuestos respectivo, sin autorizar la escritura.
(art. 20 decreto 2148 de 1.983).
De
conformidad con la ley 1a. de 1.981 en los casos de partición material de un
inmueble no se exigirá la presentación de comprobantes fiscales a menos que en
la misma escritura se enajene o grave algunas de las porciones. Tampoco serán
necesarios en la ampliación y cancelación de gravámenes.” (art. 21 decreto 2148
de 1983).
Todo
otorgante debe presentar al notario los comprobantes fiscales. El notario no
permitirá la firma por ninguno de los comparecientes mientras el instrumento no
esté completo, anexos la totalidad de los certificados y documentos
requeridos. (art. 26 decreto 2148 de
1.983)
Si
un comprobante fiscal presentado y protocolizado en la oportunidad legal, no
fue anotado en el original de la escritura como lo establece el artículo 44
-del decreto ley 960 de 1.970, podrá el notario hacerlo en cualquier tiempo
dejando constancia del hecho al final de
las copias que se hayan expedido, debidamente suscrita por el notario. (art. 52
decreto 2148 de 1.983)
Según
los artículos 1o. y 2o. de la ley 44 de 1.990 , el Impuesto Predial Unificado,
es un tributo anual municipal que sustituye los siguientes impuestos:
De la Valorización:
La
ley 25 de 1.921 introdujo por primera vez este concepto, consistente en una “contribución” de las propiedades
inmuebles beneficiados con “obras de interés público local”. Dicha ley la
calificó de “impuesto directo de valorización.
Posteriormente
el decreto 1604 de 1.966, adoptó un estatuto nacional sobre “contribuciones por
valorización” de la propiedad inmueble y concretamente el artículo 1o., le
denomina: ”impuesto de valorización” y el 2o., se refiere a: “recaudo de la
contribución de valorización” y el
artículo 12 ibídem, expresa:
“La
contribución de valorización constituye gravamen real sobre la propiedad
inmuebles”.
El
decreto 1394 de 1.970, en su artículo 3o. señala que: es un gravamen real y
personal que afecta a los inmuebles que se benefician con la ejecución de obras
públicas y a los poseedores materiales de los mismos.
El
Consejo de Estado, mediante concepto del 14 de agosto de 1.968, (Consulta
radicación No. 208), consideró que:
El llamado
originalmente “impuesto de
valorización” y “ hoy
“ contribución de
valorización” es un recurso fiscal para
construir obras de interés público con los dineros que deben aportar los
propietarios de los inmuebles que se benefician con la ejecución de las
obras.
El
decreto ley 2163 de 1.970 (modificatorio del Estatuto Notarial) en su artículo
45 regula:
El
comprobante de paz y salvo con el Municipio de ubicación de los inmuebles
objeto de escrituras públicas, por todos los impuestos y contribuciones causados en
razón de ellos, de que tratan los artículos 1o. y 2o.
de la ley 33 de 1.896, ... 21 y 26 de la
Ley 1a. de 1.943, se referirá a todos los impuestos y contribuciones que tratan
las disposiciones citadas, y los notarios lo exigirán para todos los actos y
contratos en ellas determinados.
Las
autoridades que liquiden y distribuyan el impuesto especial de valorización tendrán
la obligación de comunicarlo a la Oficina de Registro correspondiente, en los
términos del inciso 3 del artículo 42 de la ley 57 de 1.887.
La
Ley 1ª de 1943 en el artículo 26 dispuso que: “para los efectos y bajo las
sanciones establecidas en los artículos 1o. y 2o. de la ley 33 de 1.896, los
notarios o los que hagan sus veces, no prestarán su oficio en el otorgamiento
de instrumentos por medio de los cuales
se grave o cambie la propiedad de bienes raíces, sin que se les presente por
los interesados, además del comprobante allí previsto y de los exigidos por las
leyes vigentes, el de estar a paz y salvo con el Municipio de ubicación de las
respectivas fincas, por todos los impuestos y contribuciones causados en razón
de ellas, como pavimentación, andenes, alcantarillado, aseo, alumbrado,
vigilancia y similares”.
Comprobantes en transferencias, constitución o
limitación del dominio:
Para protocolizar actos
de transferencias, constitución
o limitación de dominio, el Notario, o quien haga sus
veces, exigirá e insertará en el instrumento el certificado catastral y el paz
y salvo municipal expedidos por la Oficina de Catastro o el Tesoro Municipal.
.(Artículo 27 ley 14 de 1.983).Si se trata de inmuebles procedentes de segregación
de uno de mayor extensión, el certificado
catastral exigido podrá
ser el del inmueble del cual se segrega.
Igualmente,
las escrituras de enajenación total del inmueble si se otorgan por valores inferiores
a los avalúos catastrales vigentes, se tendrá en cuenta para todos los efectos
fiscales y catastrales, el avalúo catastral vigente en la fecha de la
respectiva escritura.
Decreto
2150 de 1.995.- Certificados de Carencia de Informes por el Tráfico de
Estupefacientes.
Expedición del certificado. El
certificado de Carencia de Informes por Tráfico de Estupefacientes con destino
a las siguientes entidades y exclusivamente para los fines previsto en este
artículo:
1. Con destino a
2. Con destino a
Término de vigencia de los
certificados. El
certificado expedido tendrá las siguientes vigencias:
Los
otorgados para realizar trámites ante
d) Para la aprobación de
nuevo propietario o explotador de aeródromo, pistas o helipuertos, podrá
otorgarse hasta por cinco (5) años y quedará sujeto en su vigencia al término
estipulado por
Los
otorgados para realizar trámites ante
e) Para la
propiedad, explotación y
operación de tanques en tierra
ubicados en zona franca comercial, podrá otorgarse hasta por cinco (5) años.
f) Para la adquisición y/o matrícula de embarcación
podrá otorgarse hasta por un (1) año (artículo 83).
Los
notarios deben llevar contabilidad de las operaciones, conforme al Decreto 2649
de 1993.
Registro de
los libros:
Cuando
la ley así lo exija, para que puedan servir de prueba los libros deben
haberse registrado previamente
a su diligenciamiento, ante
las Autoridades o entidades competentes en el lugar de su
domicilio principal. (Ley 43 de 1990, artículo 126 Inc. 1°).
Sin
perjuicio de lo dispuesto en otras normas legales, los libros auxiliares no
requieren ser registrados. (inc. 3).
Con
relación al libro de contabilidad y su registro por concepto de ingresos y
egresos y de los datos en su diligenciamiento en la notarías bajo la
responsabilidad del respectivo titular, ha existido una legislación reiterada,
entre las que se destacan las siguientes:
· Artículo
8° del decreto 3694 de 1.954, “Los Notarios deberán llevar libros de
contabilidad debidamente numerados y foliados”.
· Artículo
19 decreto 1613 de 1.957, “De conformidad con el artículo 8° del decreto 3694
de 1.954, los ... Notarios registrarán sus libros de cuentas en las
Recaudaciones o Administraciones de Hacienda Nacional” ...
· Artículo
14 decreto 1347 de 1.970, “Los Notarios deberán llevar los libros de
contabilidad debidamente numerados, foliados y registrados en la Administración
de Hacienda hoy Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales –DIAN-.
De las “Obligaciones especiales
para los nuevos responsables no comerciantes.- (artículo 8o del decreto
1107 de 1.992)
Referente
al impuesto sobre las ventas señala que:
... “ los responsables personas naturales que presten servicios ... ,
llevarán un registro auxiliar ... de ventas que consistirá en la conservación
discriminada de las facturas o documentos equivalentes que expidan por los
servicios prestados.
Estos
mismos responsables deberán efectuar al final de cada bimestre en un documento
auxiliar, el cálculo del impuesto a cargo.
El
documento auxiliar hará las veces de la cuenta mayor o de balance denominada
“Impuesto a las Ventas por Pagar”.
Así
las cosas, el aludido “documento auxiliar”, significa la de disponer
de un “libro” pero sin que se requiera el registro, destinado para la anotación o relación de dicho impuesto,
regla que extensivamente comprende a la retención en la fuente.
En
armonía con lo anterior el artículo 509 del Estatuto Tributario, señala la
obligación de llevar un registro auxiliar, cuya denominación será “impuesto a
las ventas por pagar”.
Así
las cosas, el aludido “documento auxiliar”, se traduce o significa la de
disponer de un “libro” pero sin que se requiera el registro, destinado para la
anotación o relación de dicho impuesto, regla que extensivamente comprende a la
retención en la fuente.
En
armonía con lo anterior el artículo 509 del Estatuto Tributario, señala la
obligación de llevar un registro auxiliar, cuya denominación será “impuesto a
las ventas por pagar”.
La
DIAN mediante la circular externa 021 del 14 de agosto de 1.992, punto III
Obligaciones de los responsables del IVA, numeral 2, reitera el
diligenciamiento del registro auxiliar de ventas y compras.
Deber de conservar información y
pruebas.-
Para
efecto del control de los impuestos administrados por
1.
Cuando se trate de personas o entidades obligadas a llevar contabilidad,
los libros de contabilidad junto con los comprobantes de orden interno y
externo que dieron origen a los registros contables, de tal forma que sea
posible verificar la exactitud de los activos, pasivos, patrimonio, ingresos,
costos, deducciones, rentas exentas, descuentos, impuestos y retenciones
consignados en ellos.
2.
Cuando la contabilidad se lleve en computador, adicionalmente se deben
conservar los medios magnéticos que contengan la información, así como los
programas respectivos.
3.
Las informaciones y pruebas específicas contempladas en las normas
vigentes, que dan derecho o permiten acreditar los ingresos, costos,
deducciones, descuentos, exenciones y demás beneficios tributarios, créditos
activos y pasivos, retenciones y demás factores necesarios para establecer el
patrimonio líquido y la renta líquida de los contribuyentes, y en general, para
fijar correctamente las bases gravables y líquidas los impuestos
correspondientes.
4.
La prueba de la consignación de las retenciones en la fuente practicadas
en su calidad de agente retenedor.
Copia
de las declaraciones tributarias presentadas así como de los recibos de pago
correspondientes.
Hechos irregulares en la
contabilidad:
Habrá
lugar a aplicar sanción para libros de contabilidad, en los siguientes casos
(Art. 654 E.T.):
a)
No llevar libros de contabilidad si hubiere obligación de llevarlos;
b)
No tener registrados los libros principales de contabilidad, si
hubiere obligación de registrarlos;
c)
No exhibir los libros de contabilidad, cuando las autoridades
tributarias lo exigieren;
d)
No llevar los libros de contabilidad en forma que permita verificar o
determinar los factores necesarios para establecer las bases de liquidación de
los impuestos o retenciones;
e)
Cuando en la
fecha de las últimas operaciones registradas en los
libros, y el
último día del mes anterior a aquel en el cual se solicita su exhibición,
existan más de cuatro (4) meses de atraso.
Sanción por irregularidades en la
contabilidad:
“La
sanción por libros de contabilidad será del medio por ciento (0.5%) del mayor
valor entre el patrimonio líquido y los ingresos netos del año anterior al de
su imposición, sin exceder (hoy 269.900.000)”. (Art. 655 del E.T.).
XVI. IMPUESTO INDUSTRIA
COMERCIO AVISOS Y TABLEROS (ICA)
EN BOGOTA, D.C.
A partir del 1 de enero de 1.994, los notarios
del círculo de Bogotá, Distrito Capital
son sujetos pasivos del impuesto de Industria, Comercio, Avisos y Tableros.
El
decreto ley 1421 de 1.993 (Estatuto Orgánico de Bogotá, Distrito Capital ),
norma mediante la cual el Gobierno Nacional en uso de sus facultades
contempladas en el artículo 41 transitorio de
El período de acusación de la declaración
tributaria es bimestral. Caso en el cual cada período coincidirá con el
respectivo bimestre de causación. (Artículos 12, num.2; 27; 28 lit. b), del
decreto Distrital de Bogotá 807 del 27
de diciembre de 1.993).
Además
del anterior, hace parte integrante de esta normatividad, el decreto 053 del 30
de enero de 1.996 del Distrito Capital, “por medio del cual se reglamenta el
sistema de retenciones para el impuesto de Industria y Comercio y se dictan
otras disposiciones.”
El
hecho generador del impuesto, lo constituye la prestación de servicios y se
definen como tales, los relacionados en el artículo 154 numeral 4 del decreto
ley 1421 de 1.993, así:
“Se consideran
actividades de servicio todas las tareas, labores o trabajos ejecutados por
persona natural o jurídica o por sociedad de hecho, sin que medie relación
laboral con quien los contrata que genere contraprestación en dinero o en
especie y que se concreten en la obligación
de hacer, sin importar que en ellos predomine el factor material o
intelectual.”
El
artículo 264 de la ley 223 de 1995, establece que los conceptos en los
cuales los contribuyentes sustenten
sus actuaciones en vía gubernativa y jurisdiccional, no
podrán ser desconocidos por las autoridades tributarias, salvo cuando la DIAN
cambie la posición mediante otro concepto el cual deberá ser publicado.
De
conformidad con el artículo 13 del decreto 1725 de 1997, la División de Doctrina
de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, es la competente para
absolver en forma general las consultas que se formulen por escrito ante
ella, funcionarios o particulares
relativas entre otras, sobre interpretación y aplicación de disposiciones
tributarios.
Quedan
derogadas las Instrucciones Administrativas números 15 de 1987; 01 y 11 de 1988; 015 de 1989; 007 de 1991; 029 de
1990; 03, 04, 024, 028, 031 y 032 de
1992; 29 y 35 de 1993; 012 de 1994; 26 de 1995; 14, 29 y 034 de 1996; 11 de 1998;
las circulares 051 de 1985; 13 de 1995; 003 y 056 de 1999; 52 y 78 de 2000.
Cordial
saludo,
Superintendente
de Notariado y Registro