En cumplimiento de lo previsto por el artículo 94 del decreto 2150 de 1996 esta Superintendencia expidió la Instrucción Administrativa No. 13 de marzo 21 de 1996, por la cual se estableció el deber por parte de los notarios de diligenciar el formato de registro elaborado por esta Superintendencia.

En consideración a las dificultades que han venido planteando los Registradores de Instrumentos Públicos relacionadas con el deficiente diligenciamiento por no incluir todos los datos exigidos en el formato, esta entidad ha considerado procedente adicionar la citada Instrucción Administrativa en el siguiente sentido:

PRIMERO: Por cada bien inmueble objeto del acto o contrato, se deberá diligenciar íntegramente formato independiente, es decir, colocando todos los datos requeridos en él.

SEGUNDO: El formato debe contener la totalidad de actos incluidos en la escritura pública, determinando el valor de cada uno, cuando sea del caso.

En el evento caso de que el instrumento contenga varios actos o contratos, no bastará que en la casilla que a ellos corresponda se escriba el primero y la palabra “otros”, sino que estos deberán individualizarse, anotando en la casilla respectiva el valor del acto, la cifra que a cada uno corresponda si la tiene.

TERCERO: Para efectos de identificar los actos y contratos materia de registro los notarios deberán aplicar estrictamente lo señalado en la Instrucción Administrativa No. 08 de marzo de 1995, esto es que a todos los negocios jurídicos les deben asignar los códigos con los cuales se identifican los actos en las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos del país. En consecuencia, reitero que al diligenciar el formato de calificación los actos notariales deberán identificarse con el Código respectivo, anotándolo en la casilla distinguida como “Naturaleza Jurídica del Acto”, al inicio, antes de relacionar el negocio jurídico de que se trate. Ejemplo:

101- Compraventa

360 – Constitución de propiedad horizontal

En aquellos casos en que el acto carezca de código para su identificación, únicamente se anotará en esta casilla el mismo por su denominación jurídica.

CUARTO: El formato aludido podrá transcribirse en el texto mismo de la escritura, atendiendo los aspectos citados

Atento saludo,

EUGENIO GIL GIL