INSTRUCCIÓN ADMINISTRATIVA NO. 01-39
PARA: NOTARIOS DEL
PAÍS.
TEMA: RÉGIMEN JURÍDICO
DE LOS EMPLEADOS DE LAS NOTARÍAS Y OBLIGACIONES LABORALES.
FECHA: JUNIO 8 DE 2001
El artículo 131 de
El artículo 1º de
Así mismo, los artículos 3º y 4º Ibídem,
consagran que los notarios crearán bajo su responsabilidad, los empleos que
requiera el eficaz funcionamiento de las oficinas a su cargo y el pago de las
asignaciones de sus empleados, así como la dotación y sostenimiento de las oficinas
se hará de los recursos que los notarios perciban de los usuarios por concepto
de los derechos notariales que autoriza
En varias oportunidades
En ese orden de ideas, podemos concluir que el notario es un particular
que presta un servicio público. Luego, por expresa disposición de
1. Vinculación
Los notarios que hubieran
realizado el nombramiento de sus trabajadores
mediante resolución, deberán sustituir de inmediato estos actos por los
respectivos contratos de trabajo. De igual manera, al terminar la relación
laboral no es procedente expedir resolución de insubsistencia, sino terminar el
contrato con las formalidades del Código Sustantivo de Trabajo. Deberán, por
tanto, tener sumo cuidado en casos de terminación unilateral del contrato,
dadas las gravosas consecuencias económicas que genera un despido sin justa
causa.
2. Dotación de vestido de labor y
calzado
Los artículos 7º y 8º de
Las fechas para la entrega de esta
dotación son: 30 de abril, 31 de agosto y 20 de diciembre.
Se consideran come calzado y
vestido de labor, las prendas apropiadas para la clase de labores que desempeñen los trabajadores beneficiarios de
acuerdo con el medio ambiente en donde cumplen sus actividades.
De conformidad con el artículo 10o
Ibídem, así como lo dispuesto en el artículo 4º
del decreto 982 de 1984, el trabajador queda obligado a destinar a su uso en
las labores contratadas el calzado y el vestido que le suministre el patrono y
en caso de que así no lo hiciere, éste quedará eximido de hacerle el suministro
en el período siguiente.
El patrono dará aviso por escrito sobre tal
hecho al inspector de trabajo del lugar y en su defecto, a la primera autoridad
política para los efectos a que hubiere lugar en relación con la mencionada
dotación.
El artículo 234 del Código
Sustantivo de Trabajo prohibe a los patronos pagar en
dinero estas prestaciones.
3. Salario mínimo legal
Todo empleado que se encuentre
vinculado por un contrato de trabajo, tiene derecho a devengar como mínimo el
salario mensual que el Gobierno Nacional señale cada año.
Para el presente año (2001) el
Gobierno Nacional fijó el salario mínimo legal mediante Decreto No. 2579 del 13
de diciembre de 2000, el cual, en su artículo 1o establece que:
"A partir del 1º de enero del año 2001 regirá como salario
mínimo legal diario, para los trabajadores de los sectores urbano y rural, la
suma de ocho mil seiscientos setenta pesos ($9.533.33) M/cte".
Esto equivale a doscientos sesenta mil cien pesos ($286.000) M/cte mensuales.
4. Auxilio de transporte
Todo trabajador vinculado a la
notaría y que devengue hasta dos (2) veces el salario mínimo legal vigente,
tiene derecho a que se le cancele el valor del auxilio de transporte que
determine el Gobierno Nacional.
El Gobierno, a través del Decreto No. 2580 diciembre 13 de 2000, fijó el auxilio de
transporte para este año (2001), en la suma de treinta mil pesos ($30.000.) M/cte mensuales; el cual se pagará en todos los lugares del
país en donde se preste el servicio público de transporte.
Desde luego que se debe estar atento al reajuste del auxilio de
transporte que el Gobierno determine anualmente.
5. Vacaciones
El notario debe conceder a sus
trabajadores por cada año de servicio, quince (15) días hábiles consecutivos de
vacaciones remuneradas. (Artículo 186 del C.S.T.).
El artículo 8 del Decreto 617 de 1954 estipula que:
"Remuneración
1. Durante el período de vacaciones el trabajador recibirá el salario
ordinario que esté devengando el día que comience a disfrutar de ellas. En
consecuencia, sólo se excluirán para la liquidación de vacaciones el valor del
trabajo en días de descanso obligatorio y el valor del trabajo suplementario o
de horas extras.
2. Cuando el salario sea variable las vacaciones se liquidarán con el
promedio de lo devengado por el trabajador en el año inmediatamente anterior a
la fecha en que se concedan".
Es prohibido compensar en dinero las vacaciones. Sin embargo, el
Ministerio de Trabajo podrá autorizar que se pague en dinero hasta la mitad de
estas en casos especiales de perjuicio para la economía nacional o la
industria.
Cuando el contrato de trabajo termine sin que el trabajador hubiere
disfrutado de vacaciones, la compensación de éstas en dinero procederá por año
cumplido de servicio y proporcionalmente por fracción de año, siempre que ésta
exceda de seis (6) meses.
El valor del auxilio de transporte no se incluye para el pago de
vacaciones por no ser estas una prestación social.
6. Prima de servicios
( C.S.T.
artículo 306 y artículo 3 de
Es una prestación social a la que tienen derecho los trabajadores que
laboran en empresas de carácter permanente.
Tienen derecho a su pago los trabajadores que hayan laborado el respectivo
semestre, o proporcionalmente al tiempo trabajado, siempre que hubieren
servido, por lo menos la mitad del semestre respectivo y no hubieren sido
despedidos por justa causa.
En los contratos de trabajo a término fijo inferiores a un año, los trabajadores
tienen derecho a prima de servicios en proporción al tiempo laborado cualquiera
que éste sea.
No tienen derecho a prima de servicios los trabajadores que realicen
trabajos ocasionales, accidentales o transitorios no mayores a un mes.
Se debe cancelar como prima de servicios el valor correspondiente a un
salario mensual por cada año de servicio o fracción a cada uno de sus
empleados. Esta se pagará en forma semestral (quince días de salario) por
partes iguales el 30 de junio y en los primeros días de diciembre.
7. Nóminas y hojas de vida
En toda notaría se debe elaborar quincenal o mensualmente (según
conveniencia), la nómina de salarios respectiva, ya que con base en ella se
descuentan los correspondientes aportes para el subsidio Familiar, para el
Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y para el Servicio Nacional de
Aprendizaje (Sena).
Así mismo, respecto de cada empleado debe existir su hoja de vida en la
que se legaje copia de todas las situaciones
administrativas (permisos, vacaciones, dotaciones, incapacidades, etc).
8. Afiliación a
El notario que ocupe uno o más trabajadores permanentes, por Ley debe
afiliarse a una Caja de Compensación Familiar, para el reconocimiento, pago de
subsidio familiar y demás beneficios para los trabajadores que devenguen hasta
cuatro (4) veces el valor del salario mínimo legal. En aquellos lugares donde
no existan Cajas de Compensación Familiar, deberá afiliarlos al Banco Agrario
que cumple esta función.
El subsidio familiar es una prestación social pagadera en dinero (por
cada persona a cargo), especie (alimentación, vestido, drogas, etc.) y
servicios a los trabajadores y sus familias (programas sociales, educación,
vivienda). Esto no constituye salario y es pagadero mensualmente aún durante
los permisos remunerados, incapacidades y vacaciones.
El notario debe destinar el 9% de la nómina mensual de salarios, el cual
se distribuirá así:
4% Para el subsidio Familiar
3% Para el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar
2% Para el Servicio Nacional de Aprendizaje (Sena).
9. Auxilio de cesantías e intereses
Todo patrono está obligado a pagar
a sus trabajadores al terminar el contrato de trabajo, como auxilio de
cesantías, un mes de salario por cada año de servicios y proporcionalmente por
fracciones de año.
Así mismo, a partir del 1º de enero de 1975,
todo patrono obligado a pagar cesantía a sus trabajadores, les reconocerá y
pagará intereses del 12% anual sobre los saldos que en 31 de diciembre de cada
año o en las fechas del retiro del trabajador o liquidación parcial de la
cesantía, tenga éste a su favor por concepto de cesantías.
Las cesantías también pueden
liquidarse con carácter parcial al suspenderse el contrato por prestación del
servicio militar del trabajador y como simple anticipo para adquirir, construir o mejorar su vivienda, siempre y cuando
exista autorización del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social.
El artículo 99 de
1.- El 31 de diciembre de cada año
se hará la liquidación definitiva de cesantías, por anualidad o por la fracción
correspondiente.
2.-El notario debe cancelar al trabajador los intereses legales del 12%
anual o proporcionales por fracción, en los términos de las normas vigentes
sobre el régimen tradicional de cesantías.
3.- El valor liquidado por concepto de cesantías se consignará antes del
15 de febrero del año siguiente, en cuenta individual a nombre del trabajador
en el Fondo de Cesantías que éI mismo elija. El
Notario que incumpla el plazo señalado deberá pagar un (1) día de salario por
cada día de retardo.
4.- Si al término de la relación laboral existieren saldos de cesantías
a favor del trabajador que no hayan sido entregados al Fondo, el notario se los
pagará directamente con los intereses legales respectivos.
5.- Todo empleado puede trasladar su saldo de un Fondo de Cesantía a otro
de la misma naturaleza.
Los trabajadores sometidos al nuevo régimen
especial de auxilio de cesantías, pueden solicitarla para pagos por concepto de
matrículas del trabajador, su cónyuge, compañera o compañero permanente y sus
hijos, en entidades de educación superior reconocidas por el Estado. En tal
caso, el Fondo girará directamente a
10. Salud
El numeral 2º del artículo 153 de
El numeral 4º del mismo artículo señala: Libre Escogencia.
-El Sistema General de Seguridad Social
en salud permitirá la participación de diferentes entidades que ofrezcan
la administración y la prestación de los servicios de salud...y asegurará a los
usuarios la libertad de escogencia entre las Entidades Promotoras de Salud y
las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud...".
El artículo l61 Ibídem establece: "Deberes de los empleadores.-.Como
integrantes del Sistema General de Seguridad Social en Salud, los empleadores,
cualquiera que sea la entidad o institución en nombre de la cual se vinculen a
los trabajadores, deberán:
1.- Inscribir en alguna Entidad
Promotora de Salud a todas las personas que tengan alguna vinculación laboral,
sea ésta verbal o escrita, temporal o permanente. La afiliación colectiva en ningún caso podrá coartar la
libertad de elección del trabajador sobre
2.- En consonancia con el artículo 22 de esta ley, contribuir al
financiamiento del Sistema General de Seguridad Social en Salud, mediante
acciones como las siguientes:
a) Pagar cumplidamente los aportes que le corresponden, de acuerdo con
el artículo 204;
b) Descontar de los ingresos laborales las cotizaciones que correspondan
a los trabajadores del servicio y
c) Girar oportunamente los aportes y las cotizaciones de
3.- Informar las novedades laborales de sus trabajadores a la entidad a
la cual están afiliados, en materias tales como el nivel de ingresos y sus
cambios, las vinculaciones y retiros de trabajadores. Asimismo, informar a los
trabajadores sobre las garantías y las obligaciones que les asisten en el
Sistema General de Seguridad Social en Salud.
4.- Garantizar un medio ambiente laboral sano, que permita prevenir los
riesgos de trabajo y enfermedad profesional, mediante la adopción de sistemas
de seguridad industrial y la observancia de las normas de salud ocupacional y
seguridad social.»
El artículo 204 Ibídem establece: "Monto
y Distribución de cotizaciones.- La cotización obligatoria que se aplica a los
afiliados del sistema general de seguridad social en salud según las normas del
presente régimen, será máximo del 12% del salario base de cotización, el cual
no podrá ser inferior al salario mínimo. Dos terceras partes de la cotización
estarán a cargo del empleador y una tercera parte a cargo del trabajador. Un
punto de la cotización será trasladado al Fondo de Solidaridad y Garantía para
contribuir a la financiación de los beneficios del régimen subsidiado.
Parágrafo 1o.- La base de cotización de las personas vinculadas mediante
contrato de trabajo, o como servidores públicos, afiliados obligatorios al
sistema general de seguridad social en salud, será la misma contemplada en el
sistema general de pensiones de esta Ley.
11. Pensiones
El artículo 11 de
Artículo 13 Ibídem: "Características:
1.- La afiliación es obligatoria salvo lo previsto para trabajadores
independientes.
2.-La selección de uno cualquiera de los regímenes previstos por el
artículo anterior es libre y voluntaria por parte del afiliado, quien para tal
efecto manifestará por escrito su elección al momento de su vinculación o del
traslado. El empleador o cualquier persona natural o jurídica que desconozca
este derecho en cualquier forma, se hará acreedor a las sanciones
correspondientes de que trata el inciso 2º del artículo 271 de la presente ley.
3.-Los afiliados tendrán derecho al reconocimiento y pago de las
prestaciones y de las pensiones de invalidez, de vejez y de sobrevivientes,
conforme a lo dispuesto en la presente Ley.
4.- La afiliación implica la obligación de efectuar los aportes que se
establecen en esta ley.
5.- Los afiliados del sistema general de pensiones podrán escoger el
régimen de pensiones que prefieran. Una vez efectuada la selección inicial,
éstos sólo podrán trasladarse de régimen por una sola vez cada tres (3) años,
contados a partir de la selección inicial, en la forma que señale el Gobierno
Nacional...»
El artículo 15 Ibídem señala que serán
afiliados todas aquellas personas vinculadas mediante contrato de trabajo.
Por su parte el artículo 17 Ibídem establece
que durante la vigencia de la relación laboral deberán efectuarse cotizaciones
obligatorias por parte de los afiliados y empleadores, con base en el salario
que aquellos devengan. La obligación cesa al momento en que el afiliado reúna
los requisitos para acceder a la pensión mínima de vejez, o cuando el afiliado
se pensione por invalidez o anticipadamente.
Igualmente el artículo 22 Ibídem dice: «El
empleador será responsable del pago de su aporte y del aporte de los
trabajadores a su servicio. Para tal efecto, descontará del salario de cada
afiliado, al momento de su pago, el monto de las cotizaciones obligatorias y el
de las voluntarias que expresamente haya autorizado por escrito el afiliado y
trasladará estas sumas a la entidad elegida por el trabajador, junto con las
correspondientes, a su aporte, dentro de los plazos que para el efecto
determine el gobierno».
Finalmente el artículo 90 Ibídem establece que
los Fondos de Pensiones serán administrados por las Sociedades Administradoras
de Pensiones.
Riesgos profesionales
EL artículo 251 de
El artículo 252 Ibídem, consagra que cuando el
seguro para amparar el riesgo por accidente de trabajo o enfermedad
profesional, se contrate en la forma prevista en el artículo anterior, le serán
aplicables en lo pertinente las disposiciones de los seguros de invalidez por
riesgo común.
Así mismo, el artículo 253 Ibídem, establece
que cuando un afiliado al régimen de ahorro individual con solidaridad se
invalide por accidente de trabajo o enfermedad profesional, además de la
pensión por invalidez que cubre la cotización a cargo del empleador, se le entregará
la totalidad del saldo abonado en su cuenta individual de ahorro pensional y en este case no habrá lugar a bono pensional.
La presente Instrucción deroga todas las Instrucciones Administrativas
expedidas sobre el mismo tema y que le sean contrarias.
Eugenio Gil Gil
Superintendente de Notariado y Registro