INSTRUCCIÓN
ADMINISTRATIVA No. 01-16
DE: SUPERINTENDENTE DE NOTARIADO Y REGISTRO
PARA:
REGISTRADORES DE INSTRUMENTOS PUBLICOS
TEMAS:
DERECHO DE PETICION. PROCEDIMIENTO PARA ATENDER CONSULTAS, EXPEDICION DE COPIAS Y CUMPLIMIENTO DE
HORARIOS DE TRABAJO Y DE ATENCION AL PUBLICO.
FECHA:
JUNIO 8 DE 2001
I. DERECHO DE PETICION.
La Superintendencia de Notariado y
Registro cuenta en la actualidad con la Resolución
4174 de 1984, a través de la cual se le da cumplimiento a
lo establecido en el Decreto 01 de 1984, Código Contencioso
Administrativo, respecto al Derecho de Petición.
Con el objeto de implementar de
manera más efectiva el cumplimiento de
Cuando se trate de peticiones
verbales, telefónicas o personales, la recepción de esta Superintendencia o de
Si la petición es verbal, la decisión se tomará y comunicará en igual
forma.
El
Registrador Principal o Seccional o el Jefe de Oficina pertinente, recibirá al usuario remitido previamente por
el funcionario que inicialmente lo atienda,
e igualmente, si es el caso, elaborará un escrito de petición verbal, o bien,
solicitará al peticionario que la elabore e indicará los documentos que
debe adjuntar a su solicitud para el logro de una respuesta oportuna.
Así mismo, de ser necesario la
intervención de la Superintendencia,
según la naturaleza de la solicitud,
se remitirá la petición indicándose que se trata de un Derecho de
Petición.
Si el Derecho de Petición se
ejerce por escrito, quien tenga a su
cargo la distribución de la correspondencia interna de
Toda decisión está sujeta a los
recursos y acciones previstas en el Código Contencioso Administrativo. La decisión
negativa será siempre motivada.
Hago especial énfasis en el
cumplimiento estricto de los términos señalados en el Código Contencioso
Administrativo, para resolver el Derecho
de Petición, fundamentalmente porque su
incumplimiento además de generar perjuicio para el peticionario, conlleva
sanciones para el funcionario responsable.
Cuando un Derecho de Petición haya
sido resuelto legalmente por
Finalmente, se debe hacer saber a los usuarios que el
horario de atención al público, se
entiende por el mismo tiempo que permanece
II. PROCEDIMIENTO PARA ATENDER CONSULTAS, EXPEDICION DE COPIAS Y CUMPLIMIENTO DE
HORARIOS DE TRABAJO Y DE ATENCION AL PUBLICO.
“En cumplimiento de las funciones asignadas a
a) Consultas ante
Conforme a los numerales
8, 10, 11 y
12 del artículo 11 del Decreto 2158 de 1992, son funciones de
Por consiguiente, las consultas
escritas que se refieran a funciones propias de
a) El escrito
contentivo de la consulta, deberá
acompañarse de los documentos o informaciones necesarias, salvo aquellos a que se refiere el artículo 13 del Decreto 2150 de 1995.
b) Recibida
la consulta, el Jefe de
c) Los
proyectos de respuesta deberán elaborarse en un plazo máximo de diez (10) días
siguientes a la fecha de su reparto, a
juicio del Jefe de
d) El Jefe de
e) Una vez
suscritos los oficios de respuesta,
serán entregados al Grupo Interno de Archivo y Correspondencia, para su numeración y remisión.
Las respuestas en estos casos no
comprometen la responsabilidad de la
entidad que las atiende, ni son de
obligatorio cumplimiento o ejecución,
pero si permiten conocer desde el punto de vista jurídico, los criterios y opiniones de esta
Superintendencia sobre el problema consultado.
f) Estas
consultas deberán tramitarse con economía,
celeridad, eficacia e
imparcialidad y resolverse en un plazo máximo de treinta (30)
días.
g) Si el
funcionario a quien se dirige la consulta escrita, no es el competente, deberá informarlo al interesado dentro del
término de diez (10) días,
a partir de la recepción del escrito y enviarlo dentro del mismo término
al competente.
En temas que conciernan
exclusivamente a funciones propias de esta Superintendencia, en los horarios de 8:00 a.m. a
12:00 m. y
de 2:00 p.m. a 5:00 p.m.,
Cuando el aspecto o los aspectos
consultados comporten cierta complejidad y ameriten por ello un análisis y
estudio ponderados, se le solicitará al
consultante que se sirva formular la consulta por escrito, adjuntando a ésta los documentos que
constituyan el soporte o fundamento y sirvan como elementos de juicio para su
valoración, tales como Folios de
Matrícula Inmobiliarias, Escrituras
Públicas, Providencias Judiciales o
Administrativas, Notas Devolutivas, Certificados de Tradición y Libertad, etc.,
los cuales conllevarán a la emisión de conceptos claros y precisos.
En relación con las consultas de
los Notarios, Registradores de
Instrumentos Públicos y Jefes de División Jurídica de Oficinas de
Registro, estos deben aportar los
documentos relacionados con la consulta,
y es importante para
a) Consultas ante las Oficinas de
Registro de Instrumentos Públicos.
Toda persona tiene derecho a
consultar los documentos que reposan en las oficinas públicas y a que se le
expida copia de los mismos, siempre que
dichos documentos no tengan carácter reservado conforme a
El examen de los documentos se
hará en horas de despacho al público y si fuere necesario en presencia de un
funcionario de la entidad.
Los Registradores de Instrumentos
Públicos y funcionarios de las Oficinas de Registro, deberán dar estricto cumplimiento a los
horarios señalados para atención al público y disponer de la totalidad del
tiempo para la adecuada prestación del Servicio Público Notarial y Registral encomendado,
con el objeto de lograr la eficacia y eficiencia que demanda la
prestación del mismo. En
consecuencia, este Despacho estima
oportuno recordarles que sólo aquellas horas que no coincidan con los horarios
establecidos para la jornada de trabajo,
podrán ser utilizados para la realización de actividades diferentes al
ejercicio del cargo, como son las
relacionadas con los estudios y la docencia.
Los Registradores expedirán copias
fotostáticas de las tarjetas índices y certificaciones, con vista en ellas, a quienes se las soliciten, y permitirán el examen de todos los elementos
de su archivo, bajo vigilancia eficaz y
siempre que con ello no se interfiera el servicio normal de
El examen de los documentos del
archivo de las Oficinas de Registro se realizará bajo la vigilancia eficaz del
Registrador, quien debe fijar avisos en
sitios visibles al público, los días y
horas en que se preste este servicio,
para que no se interfieran las labores normales de
Esta Instrucción deroga
parcialmente la número 022 del 5 de agosto de 1991, en cuanto a lo concerniente al Derecho de
Petición, y totalmente las números 06 de febrero 3 de 1993, 10 del 1° de marzo de 1993, 32 de diciembre 3 de 1993, 09 del
23 de abril de 1997,
019 de septiembre 15 de 1997 y todas aquellas que le sean
contrarias. Su incumplimiento dará lugar
a que esta Entidad inicie las acciones disciplinarias respectivas”.
Cordialmente,
Superintendente
de Notariado y Registro