DE: SUPERINTENDENTE DE NOTARIADO Y
REGISTRO
PARA: NOTARIOS DEL PAÍS.
TEMAS: A) HORARIO DE ATENCIÓN AL PÚBLICO.
B) HORARIOS EXTENDIDOS
C) HORARIO DE CONSULTAS AL ARCHIVO
D) TURNOS LOS SÁBADOS
E) LOCALIZACIÓN DE LAS
NOTARÍAS.
F)
AVISOS.
G): 1. PRESTACIÓN DEL SERVICIO FUERA DEL DESPACHO NOTARIAL
2. CUANTÍA NO DETERMINA
3. REGISTRO DEL ESTADO CIVIL, UN DERECHO
FUNDAMENTAL
H) LIBROS DE LA NOTARÍA :
I) CONSERVACIÓN DE COPIAS DE ACTAS.
FECHA: JUNIO 8 DE 2001
a) HORARIO DE ATENCION: De conformidad con el Decreto-Ley 960 de 1970, artículo 158, los Notarios
tendrán las horas de despacho al público que sean necesarias para el buen
servicio y que señale la vigilancia
notarial.
En desarrollo de esta disposición, esta
Superintendencia considera que la jornada de atención al público que debe
cumplirse en todas las Notarías del país será de 44 horas semanales
distribuidas de la siguiente manera:
1. JORNADA NORMAL
Lunes a viernes
de 7:00 a.m. a 12:00 m. y de
2:00 p.m
a 6:00 p.m.
2. JORNADA CONTINUA
Lunes a Jueves de 7:00
a.m. a 4:00 p.m. y Viernes
de 7:00 a.m. a
3:00 p.m.
Las 44 horas se fijan siguiendo los lineamientos de
funcionamiento y atención al público dispuestos para
los establecimientos públicos del orden nacional, sin perjuicio de lo
establecido en el artículo 160 del Estatuto Notarial.
Este horario de atención al público no impide que el
notario establezca para sus trabajadores la jornada de
trabajo de conformidad con la norma laboral del Código Sustantivo del Trabajo.
Del cumplimiento de este horario se exceptúan
aquellas notarías a las cuales, por resolución de la Superintendencia de
Notariado y Registro se les haya autorizado un horario diferente.
Las notarías que por estar sometidas al sistema de
turnos no laboran los sábados, deberán compensar dicho tiempo en el transcurso
de la semana, anterior al sábado que no están de turno, para completar, de esta
manera, la jornada de atención al público semanal que aquí se señala.
El horario debe ser fijado en caracteres grandes, a
la vista del público y debe cumplirse con igual intensidad en la prestación del
servicio de registro civil;
b) HORARIOS EXTENDIDOS:
Mediante
Si bien, los Notarios no forman parte del rol de
Como quiera que el mandato legal está encaminado a aquellas diligencias
que conllevan un trámite de ejecución inmediata, estima este Despacho que la
prestación del servicio puede concretarse en:
- Autenticación de firmas y documentos
- Reconocimiento de contenido y firma (s) en
documentos privados respecto de los cuales emanen obligaciones.
- Entrega de copias de escrituras públicas y
de registros civiles.
- Recepción y expedición inmediata de copias
de registros civiles, en aquellas Notarias donde se tiene implementado este
servicio.
- Recepción y autorización de Declaraciones Extrajuicio.
Obviamente corresponderá al titular de cada despacho,
establecer los mecanismos de control necesarios para contar con los recursos:
HUMANO – TECNICO y PRESUPUESTAL, y así satisfacer dichas necesidades.
El horario extendido para la prestación del servicio,
deberá fijarse por cada despacho notarial en particular de acuerdo a los
requerimientos, parámetros y políticas fijados por cada una de esas
dependencias, el que no podrá ser superior a tres (3) horas diarias, frente al
ordinario que en su oportunidad aprobó esta Entidad para cada caso en
particular, ni exceder de las ocho de la
noche (20:00 horas). No debe mediar solicitud de ustedes ni autorización previa
de esta entidad para acogerse voluntariamente al horario propuesto, en virtud
de lo establecido por el propio artículo 2° del Decreto 2150 de 1995; pero, de
manera particular, por lo que dispone
el artículo 160 del Decreto-Ley 960 de 1970, que permite el ejercicio de
la función notarial "en horas extraordinarias o en días festivos" a
título voluntario.
No puede escapar a este Despacho y a la sociedad
misma, advertir que la trascendencia e importancia de la función encomendada a
ustedes justifica con creces una cobertura de estas características la cual,
desde luego, redundaría en una mejor
atención del servicio en procura de los objetivos de fe pública, cuales son los
de imprimir testimonio de verdad y certeza a necesidades de carácter jurídico o
del orden social.
Ello, se reitera, teniendo en cuenta que es de su
cargo el implementar los recursos,
humano, técnico y presupuestal que la medida comporta, incluidos
aquéllos que implican cumplimiento de obligaciones salariales y prestacionales.
Debo, igualmente, advertirles a título recordatorio
que los turnos establecidos para los sábados por esta entidad, continúan
vigentes.
c) CONSULTAS AL PROTOCOLO -
HORARIO : Mediante Auto número 002 de enero 7 de 1993,
proferido en desarrollo de la acción de
tutela número 006, instaurada ante el Juzgado Sesenta y dos Penal Municipal, se solicita a esta
Superintendencia emitir pronunciamiento fijando
un mínimo de horas para consulta del libro de protocolo en las Notarías.
En virtud de lo dispuesto por el inciso segundo,
artículo 86, de nuestra Constitución Nacional, el fallo de tutela es de
inmediato cumplimiento.
Por lo expuesto señala este Despacho, como término
mínimo para consultar los archivos
públicos en todas las Notarías del país, cinco horas diarias.
d) TURNOS
: También, precisa este Despacho recordarles
sobre el riguroso cumplimiento de los turnos para la prestación del servicio
los días sábados conforme a las Resoluciones proferidas por esta
Superintendencia para cada región.
e) LOCALIZACIÓN DE LAS
NOTARIAS: En virtud de lo dispuesto por los artículos 157 y 159
del Estatuto Notarial, los Notarios están obligados a residir en la cabecera de
su círculo notarial, de la cual no podrán ausentarse sino por diligencia en
ejercicio de sus funciones o con licencia de la autoridad respectiva. Así
mismo, corresponde a la Superintendencia de Notariado y Registro, determinar la
localización de las Notarías de los Círculos de Primera y Segunda categoría, a
fin de que la prestación del servicio se surta dentro de óptimas condiciones de
ubicación, prestación y comodidad, teniendo en cuenta la extensión y
características de cada ciudad.
Las oficinas de las Notarías estarán ubicadas en
sitios de fácil acceso al público y
tendrán las mejores condiciones de presentación y comodidad para los usuarios
del servicio y de seguridad para el archivo de
Agradezco el acatamiento de las normas citadas, ya
que su inobservancia compromete disciplinariamente al infractor, conforme lo
dispone el artículo 198 del Decreto-ley 960 de 1970.
Esta Instrucción deja sin efecto
f) AVISOS :
Además del aviso que identifica la oficina como Notaría, en su interior
se deben fijar en lugar visible al público y en caracteres grandes, los de
gratuidad en el Registro Civil, el texto
de los decretos sobre tarifas notariales, el de reparto y el de las notarías de
turno cuando en el círculo haya más de una notaría, el horario de atención al público y el de
consultas al archivo; cuando este
último servicio se preste dentro del
mismo horario de atención al público, así deberá rezar el aviso.
g) 1. PRESTACIÓN DEL SERVICIO FUERA DEL DESPACHO NOTARIAL
2. CUANTÍA NO
DETERMINA
3. REGISTRO DEL
ESTADO CIVIL: UN DERECHO FUNDAMENTAL
Antes de proceder al desarrollo de los temas
mencionados, considero conveniente citar el artículo 5o. Del Estatuto Notarial,
en virtud del cual el Notario no podrá negarse a prestar su servicio sino en
los casos expresamente previstos en la ley.
1) Como quiera que esta Superintendencia ha tenido
conocimiento de la frecuente negativa, por parte de algunos Notarios, de
trasladarse a residencias, cárceles, hospitales, asilos y demás sitios a donde por imposibilidad del
usuario se requiere su presencia para la prestación del servicio, estimo
pertinente recordarles que de
conformidad con lo dispuesto en el artículo 160 del Decreto Ley 960 de 1970 y
en
2) De otra parte, numerosas Notarías del país han
adoptado como práctica usual frente al registro del estado civil, la previa
distribución de fichas entre los usuarios, medida que en principio parecería
conveniente para la ordenada atención al público; sin embargo, en algunas
Notarías tal sistema ha venido degenerando en un malsano mecanismo que limita
durante el trascurso de la jornada laboral, la
prestación del servicio, ya que se reparte un reducido número de fichas, que
agotado, da por terminado durante el correspondiente día, el registro del
estado civil.
Esta práctica constituye una clara e injustificada
negativa en el cumplimiento de la función notarial, con el agravante de que
impide el ejercicio de
derechos reconocidos por la jurisprudencia como parte
esencial del libre
desarrollo de la
personalidad, de trascendental
consagración constitucional. Reitero, el
registro del estado civil debe prestarse durante toda la jornada laboral. Los
exhorto por tanto, a abstenerse de persistir en tal conducta.
3) Finalmente, debo hacer referencia a una situación
que si bien incipiente, se está
propagando en los
diferentes despachos notariales y
causa graves perjuicios a los usuarios, desvirtuando la naturaleza de servicio
público que asiste a la función notarial. En efecto, algunas Notarías sin
fundamento legal alguno, han adoptado cuantías que condicionan la prestación
del
El Estatuto Notarial no contempla en parte alguna
límite o excepción de naturaleza cuantitativa
para el ejercicio
de la función, consagrando por el contrario, un
sistema rogado, en virtud del cual es el usuario, el que elige libremente el
Despacho al que desea acudir, y corresponde al Notario la pronta y oportuna
prestación del servicio, sin que pueda
aducir como sustento de una eventual
negativa, causal diferente a las expresamente establecidas en la ley.
h) Los libros que legalmente deben llevar los
Notarios, estarán debidamente organizados para su rápida consulta y
diligenciados de manera pulcra, sin tachaduras ni enmendaduras evidentes,
además deben llevar notas de apertura y cierre al finalizar el respectivo
libro. De igual modo, cuando el libro sea conformado por hojas individuales
deberá ordenarse su empaste en material resitente o duro,
indicando en su carátula o en el lomo del mismo, el tema que contiene, el
número de escrituras y/o folios si es del caso.
i) Es deber del Notario conservar copia de todas las
actas que elabore en el ejercicio de sus funciones, incluyendo las
declaraciones extraproceso, asignándoles una numeración consecutiva con
vigencia anual. Al final de las actas
anotará el valor de los derechos notariales percibidos y del IVA. Con
las copias irá formando libros
separados o individuales de acuerdo con
la naturaleza de la actuación autorizada los que clausurará al final de cada año.
ESTA INSTRUCCIÓN DEROGA LAS NÚMEROS 18 DE 1992,
25/92, 6/93, 14/93, 24/95 Y CIRCULARES
019/96, 29/96 10/86, 03/87, 06/93 y 31/93, ADEMÁS, AQUELLAS QUE LE SEAN CONTRARIAS Y/O
LAS QUE TRATEN SOBRE LOS MISMOS
TEMAS.
EUGENIO GIL GIL
Superintendente
de Notariado y Registro