INSTRUCCIÓN
ADMINISTRATIVA No. 01- 18
PARA: NOTARIOS Y REGISTRADORES DE INSTRUMENTOS PÚBLICOS
DE: SUPERINTENDENTE DE
NOTARIADO Y REGISTRO
TEMA: CORRECCIÓN DE ERRORES EN LAS ESCRITURAS PUBLICAS
FECHA: JUNIO 8 DE 2001
Señores Funcionarios:
Como es de su conocimiento, dentro del control de legalidad
asignado a los notarios, les corresponde velar porque las declaraciones de los
otorgantes se ajusten a los fines prácticos y Jurídicos que se proponen y sean
compatibles con elementos esenciales y naturales propios del contrato
correspondiente.
Esa
facultad, de gran alcance y significación, tiene asidero legal fundamentalmente
en los artículos 6°, 15 y 21 del Estatuto Notarial. La última de las
disposiciones, modificada por el artículo 35 del Decreto-Ley 2163 de 1970, le
impone al notario la obligación de negar la autorización de un instrumento
cuando quiera que se vislumbre nulidad absoluta, bien por el contenido de las
declaraciones de los otorgantes, ora porque concurran pruebas fehacientes o bien
en virtud de hechos percibidos directamente por él.
El control que en este campo compete al notario integra el
principio de legalidad y tiene relación directa con el principio de matricidad o protocolo, que informa el Derecho Notarial;
éste hace referencia a la necesidad de conservación de los componentes propios
de la existencia formal de los instrumentos notariales y de él forman parte los
mecanismos de corrección que la ley proporciona al notario para los eventos en
que se incurra en errores. La aplicación, en sus dos modalidades, se encuentra
íntimamente vinculada con el hecho de que el instrumento haya o no alcanzado el
carácter de escritura pública.
La codificación notarial contiene normas concretas para la
corrección de los errores cometidos en instrumentos públicos. El criterio para remediar este tipo de
situaciones lo determina el momento en que se advierte el error y la materia
sobre la cual recae.
Los momentos pueden ser: 1. - Antes de haber sido firmada
por los otorgantes, 2. - Inmediatamente
después de haber sido firmada por los otorgantes, pero sin la autorización del
notario y 3. - Después de autorizada por el notario.
Si el error se detecta antes del otorgamiento y autorización
del instrumento público se deberá proceder de conformidad con el artículo 101
del Decreto Ley 960 de 1970.
Si por el contrario el error se advierte con posterioridad a
la autorización de la escritura, es necesario dejar constancia en la matriz del
motivo de la corrección y la fecha en que ella se efectúa, en nota marginal
suscrita por el Notario u otorgar una escritura aclaratoria conforme lo dispone
el artículo 86 y 102 del Decreto Ley 960 de 1.970 y 51 del Decretó 2148 de
1.983.
La supresión y la adición de palabras o frases, acompañadas
de la salvedad, son mecanismos de corrección que, previstos por el artículo 101
del Decreto-Ley 960 de 1970, proceden sobre el propio texto del instrumento a
corregir antes de su autorización por parte del notario; y que, de haber
mediado el otorgamiento, se exige que los comparecientes deben signar de nuevo
el instrumento en señal de aprobación de las correcciones. Aquí procede igualmente, la corrección del error
aritmético regulado por el artículo 103 ibidem,
siempre y cuando sea manifiesto frente a los factores que lo determinen en el
propio instrumento.
Empero, la excepción en cuanto a su otorgamiento, esto es,
que la comparecencia a su corrección lo sea sólo por el actual titular del
derecho, es posible en los casos siguientes, y siempre y cuando concurran las
condiciones que a continuación se señalan:
a) Tratándose de error en la nomenclatura, denominación o
descripción de un inmueble o en la cita de su cédula catastral, si él es
manifiesto frente a los comprobantes allegados a la escritura corregida y a los
antecedentes;
b) Tratándose de error en el nombre de los otorgantes, si es
manifiesto en relación con los documentos de identificación anotados en el
instrumento corregido;
c) Tratándose de error en la cita de los títulos
antecedentes y su inscripción en el registro, si se establece con certificado
actual del Registrador, que ha de protocolizarse.
Finalmente, la
intervención de los otorgantes no es requerida cuando el error, además de
manifiesto, haga alusión a la fecha o el número de la escritura y/o a la
denominación del fedatario y/o cuando se haya omitido la anotación de un
comprobante fiscal que ha sido presentado y protocolizado oportunamente. En los
dos primeros casos, el notario corregirá a través de nota marginal en la que
hará la aclaración correspondiente. En el último, hará la anotación
correspondiente dejando constancia del hecho con su firma.
Ahora bien, en cumplimiento y desarrollo del principio de
legalidad que informa la actividad registral, y que
es recogido por el artículo 37 del Decreto-Ley 1250 de 1970, compete a las
Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos, por intermedio de quienes se
encuentren al frente de ellas, velar porque se inscriban sólo aquellos actos
y documentos que reúnan los requisitos y
formalidades establecidos para ello por la normatividad vigente. Y obvio es,
que dentro de éstos se encuentra la debida aplicación de los mecanismos de
corrección de errores que de no operar así, necesariamente dará lugar a la
improcedencia de su inscripción.
Preocupa la información recibida en relación con supuestas
irregularidades vinculadas con escrituras públicas que están siendo corregidas
sobre su propio texto, pretermitiendo los presupuestos e, inclusive,
recurriéndose a la sustitución de las hojas del papel notarial.
Por ello es que debe recordarse a los señores Registradores
que, sin perjuicio de la devolución sin inscribir que del documento deben
hacer, les corresponde informar a
Agradezco la colaboración de ustedes en el cumplimiento del
presente instructivo, el cual deroga la instrucción administrativa No.41 de
1996 y
Cordial saludo,
Superintendente de Notariado y
Registro