INSTRUCCIÓN
ADMINISTRATIVA NO. 01-14
DE:
SUPERINTENDENTE DE NOTARIADO Y REGISTRO
PARA:
REGISTRADORES DE INSTRUMENTOS PÚBLICOS DEL
PAÍS.
TEMA:
CAPACITACIÓN DE PERSONAL, PROVISIÓN DE EMPLEOS Y CALIFICACIÓN DE
SERVICIOS.
FECHA:
JUNIO 8 DE 2001
Respetados
Doctores:
En
ejercicio de las facultades contenidas en los numerales 2º del artículo 2º, y 3º del artículo 9º del Decreto 2158 de
1992, y atendiendo el contenido de
I. CAPACITACIÓN, ADIESTRAMIENTO Y PERFECCIONAMIENTO DEL PERSONAL
De
conformidad con el Decreto 1669 de 1997, corresponde a
Los
mecanismos y procedimientos de capacitación tienen como objetivo mejorar la
prestación del servicio de las diferentes Oficinas de Registro de Instrumentos
Públicos del país; subsanar las deficiencias detectadas en la evaluación del
desempeño; desarrollar las potencialidades, destrezas y habilidades de los
empleados para elevar los niveles de satisfacción personal y laboral, y posibilitar su ascenso en la carrera
administrativa; promover el desarrollo integral del recurso humano y el
afianzamiento de una ética del servicio público; elevar el nivel de compromiso
de los empleados con respecto a las políticas, planes, programas, proyectos y
objetivos del Estado y de sus respectivas entidades; fortalecer la capacidad, tanto
individual como colectiva, de aportar conocimientos, habilidades y actitudes
para el mejor desempeño laboral y para el logro de los objetivos institucionales
(L. 443/98, dcto. 1567/98).
Además,
con la capacitación se busca el mejoramiento del nivel de satisfacción
personal y laboral de todos nuestros funcionarios, logrando con ello una mejor prestación
del servicio, para satisfaccer
eficientemente las necesidades de los usuarios, buscando con ello su racionalización y
modernización de
El
decreto 1567 de 1998 creó el sistema nacional de capacitación definido como el
conjunto coherente de políticas, planes, disposiciones legales, organismos,
escuelas de capacitación, dependencias y recursos organizados con el propósito
de generar en las entidades y
empleados estatales una mayor capacidad de aprendizaje y acción, en función de
lograr la eficiencia y eficacia de la administración actuando de manera
coordinada y con unidad de criterios. Sus componentes son las disposiciones
legales relacionadas con la materia,
en conjunto con las normas sobre organización y funcionamiento de la
administración, carrera administrativa y administración de personal; el plan
nacional de formación y capacitación emanado del Gobierno Nacional para formular
la política en la materia y orientar la formulación de los planes
institucionales que deben elaborar las entidades públicas, señalando las
prioridades a atender y estableciendo los mecanismos de coordinación,
cooperación, asesoría, seguimiento y control necesarios; los planes institucionales que cada Oficina de Registro debe
formular con una periodicidad mínima de un año en concordancia con los
parámetros establecidos por el Gobierno Nacional; los recursos previstos en el
presupuesto para tal fin, así como los físicos y humanos que se administrarán
con eficiencia y trasparencia, estableciendo mecanismos que permitan
compartirlos con otros organismos para optimizar su impacto; los siguientes
organismos; Departamento
Administrativo de
La
formulación de los planes y programas de capacitación establecidos por cada una
de las Oficinas de Registro del país podrá contar con la asesoría de
La
capacitación según el citado decreto se entiende como el conjunto de procesos
organizados, relativos tanto a la educación “no formal como a la informal” de
acuerdo con lo establecido por la ley general de la educación, dirigidos a prolongar y a complementar
la educación inicial mediante la generación de conocimientos, el desarrollo de
habilidades y el cambio de actitudes,
con el fin de incrementar la capacidad individual y colectiva para
contribuir al cumplimiento de la misión institucional, a la mejor prestación de
servicios a la comunidad, al eficaz
desempeño del cargo y al desarrollo personal integr al. Esta definición
comprende los procesos de formación,
entendidos como aquellos que tienen por objeto específico desarrollar y
fortalecer una ética del servicio basada en los principios que rigen la función
administrativa.
Debe
entenderse dentro de este contexto que lo que las leyes definen como educación
formal, no se incluye dentro de los
procesos aquí definidos como capacitación para los funcionarios, y la citada capacitación formal estas
incluida dentro de los programas de Bienestar social e incentivos que maneja
Los principios rectores de las capacitación son:
Complementariedad Al ser un proceso
complementario de la planeación, por lo que debe consultarla y orientar sus
objetivos en función de los propósitos institucionales; Integralidad: Debe contribuir al
desarrollo potencial de los empleados en su sentir, pensar y actuar, coordinando
el aprendizaje individual con el colectivo y con el organizacional. Objetividad: Las políticas, planes y
programas de capacitación deben ser la respuesta a diagnósticos de necesidades
previamente realizados utilizando
procedimientos e instrumentos técnicos propios de las ciencias sociales y
administrativas. Participación activa de los
empleados; Prevalencia del interés de la
entidad; integración a la carrera administrativa, toda vez que la
capacitación debe ser valorada como antecedente en los procesos de selección de
acuerdo con las disposiciones sobre la materia; prelación de los empleados de carrera, y quienes estén
vinculados mediante nombramiento provisional sólo se benefician de los programas
de inducción y de la modalidad de entrenamiento en el puesto de trabajo dada la
temporalidad de su vinculación; economía a través del
óptimo manejo de los recursos; énfasis en la
práctica; continuidad especialmente en los
programas y actividades que por estar dirigidos a impactar en la formación ética
y a producir cambios de actitudes requieren acciones a largo
plazo.
Programas de inducción y de
reinducción:
Son procesos de
formación y capacitación dirigidos a facilitar y
fortalecer la integración del empleado a
Programa de inducción: Está dirigido a
iniciar al empleado en su integración a la cultura organizacional durante los
cuatro meses siguientes a su vinculación.
El aprovechamiento del programa por el empleado en período de prueba debe
ser tenido en cuenta en la evaluación del mismo.
Los objetivos de este
programa son: Iniciar su
integración al sistema de valores deseado por la entidad y fortalecer su
formación ética; familiarizarlo con el servicio público, con
Programa de reinducción: Está dirigido a
reorientar la integración del empleado a la cultura organizacional ante los
cambios producidos en cualquiera de los asuntos a los cuales se refieren sus
objetivos. Estos programas se deben
impartir a todos los empleados por lo menos casa dos años o antes, en el momento
en que se produzcan dichos cambios, e incluyen obligatoriamente un proceso de
actualización acerca de las normas sobre inhabilidades e incompatibilidades y
sobre las que regulan la normal administrativa.
Los objetivos de este
programa son enterar a los empleados acerca de las reformas en la organización
del Estado y de sus funciones; informar sobre la reorientación de la misión
institucional y los cambios en las funciones de las dependencias y de su puesto
de trabajo; ajustar el proceso de integración del empleado al sistema de valores
deseado y afianzar su formación ética; fortalecer el sentido de pertenencia e
identidad con respecto a
Del
contenido y desarrollo de los programas de capacitación deberá remitirse
informes anuales a
II. PROVISIÓN DE LOS EMPLEOS (Ley
443/98)
La
provisión de los empleos de carrera se efectúa, previo concurso, por
nombramiento en período de prueba o por ascenso. A partir del decreto 2505 de 1998, está
prohibido proveer los cargos vacantes excepto los casos establecidos
expresamente en el artículo 2º del citado decreto.
Mientras
se surte el proceso de selección convocado para proveer empleos de carrera y se
requiera su provisión temporal, los empleados de carrera tendrán derecho
preferencial a ser encargados de tales cargos si acreditan los
requisito de estudio y experiencia y el perfil para su desempeño. Sólo en caso de no ser posible realizar
el encargo pueden efectuarse nombramientos provisionales. Por regla general estos nombramientos no
pueden ser superiores a 4 meses, salvo las excepciones consagradas en el
artículo 5º del decreto 1572 de 1998.
las prorrogas se efectuarán mediante resolución
motivada por el nominador y de ello se informará a la comisión del servicio
civil.
El
término de duración del encargo, de la provisionalidad o el de su prorroga debe
consignarse en el acto administrativo correspondiente, y al vencimiento del
mismo el empleado encargado cesará automáticamente en el ejercicio de las
funciones de éste y regresará al empleo del cual es titular. El empleado con vinculación provisional
deberá ser retirado del servicio mediante declaratoria
de insubsistencia de su nombramiento a través de acto administrativo expedido
por el nominador.
No
obstante lo anterior, ante la inexistencia actual de
Procesos
de selección:
Se tiene
en cuenta la normatividad dada por la ley 443 de 1998 capitulo II,
y partir del 12 de julio de
1999, fecha de ejecutoria de la sentencia C-372 de 1999, las entidades perdieron
competencia para convocar los procesos de selección. Esta facultad quedó radicada
exclusivamente en
III. CALIFICACIÓN DE SERVICIOS (L. 443/98;
dcto. 1572/98)
Sólo son objeto de
calificación los empleados que estén inscritos en la carrera administrativa,
respecto de los objetivos previamente concertados entre evaluador y evaluado,
teniendo en cuenta factores objetivos, medibles, cuantificables y
verificables.
Son evaluaciones parciales
las que se deben efectuar cuando sin existir cambio de entidad, se produzca un
cambio de jefe, cambio definitivo de empleo como resultado de un traslado, por
separación temporal del ejercicio de las funciones del cargo por suspensión o
por asumir por encargo las funciones de otro, o con ocasión de licencia o de
vacaciones en caso de que el término de duración de éstas situaciones sea
superior a 30 días, y la que corresponda al lapso comprendido entre la última
evaluación parcial si la hubiere, y el final del período a calificar. Estas evaluaciones deben realizarse
dentro de los 15 días calendario siguientes a la fecha en que se produzca la
situación que las origine y no hacen parte de la hoja de vida del
evaluado.
El inmediato superior o el
jefe del funcionario es quien tiene a su cargo efectuar la calificación de
servicios de los empleados bajo su dependencia. Se entiende por Jefe inmediato
el empleado que ejerce las funciones de su dirección, supervisión o coordinación, respecto del
empleado a calificar; es
decir, el superior jerarquico o el
de la dependencia o el coordinador de grupo de trabajo formalmente
establecido, donde el empleado
preste sus servicios artículo 113 decreto 1572 de 1998, Cuando el evaluador se retire de la
entidad sin efectuar las evaluaciones correspondientes, éstas deberán ser
realizadas por su superior inmediato o por el empleado que para el efecto
designe el Superintendente.; en caso de permanecer en la entidad mantiene la
obligación de hacerlo, sin perjuicio de las acciones disciplinarias a que haya
lugar.
Las evaluaciones y
calificaciones de servicios se
llevan a cabo en los formularios adoptados por
Las calificaciones se deben
producir en las siguientes fechas:
1.- Anualmente, por el período comprendido
entre el 1º de marzo y el último de febrero del año inmediatamente
siguiente. Esta calificación debe
producirse dentro de los 15 primeros días de marzo siguientes al vencimiento del
periodo a calificar.
Cuando el empleado no ha ya
servido la totalidad del año, se calificarán los servicios correspondientes al
periodo laboral cuando este sea superior a 30 días calendario; los períodos
inferiores serán calificados
conjuntamente con el período siguiente.
2.- Cuando así lo ordene por escrito el
Superintendente de Notariado y Registro.
Las evaluaciones y
calificaciones se efectuarán en los instrumentos adoptaos por
La calificación producto de
la evaluación del desempeño laboral, se debe notificar al evaluado, quien puede
interponer los recursos de reposición y en subsidio de apelación para que se
modifique, aclare o revoque. Una
copia de las evaluaciones y calificaciones en firme deberán archivarse en la
hoja de vida del empleado.
Los empleados objeto de la
evaluación tienen la obligación de solicitarla por escrito cuando no se
realizare dentro de los dos (2) días calendarios siguientes al vencimiento del
plazo previsto para evaluar o a la ocurrencia del hecho que la
motiva.
Si dentro de los dos (2)
días calendario siguientes a la solicitud, el empleado responsable de evaluar no lo
hiciere, la evaluación parcial o la
calificación definitiva se entenderá en el puntaje minímo. Art. 76 decreto 1568
de 1998.
Evaluación y calificación
del período de prueba. Al vencimiento de este período el
empleado deberá ser evaluado en su desempeño laboral y deberá producirse la
calificación. Si ésta es
satisfactoria, una vez en firme determinará la permanencia del empleado en el
cargo, si no lo es, causará el retiro de la entidad de quien no ostente los
derechos de la carrera o el regreso al empleo anterior de quien como empleado de
carrera hubiere sido ascendido.
Quedan derogadas las
Instrucciones Administrativas y Circulares anteriores que sean contrarias a la
presente instrucción.
Agradezco a ustedes la
observancia a las orientaciones impartidas en el presente
Instructivo.
Cordialmente,
EUGENIO
GIL GIL
Superintendente
de Notariado y Registro
Anexos: Acuerdo No. 55/99
Comisión Nacional del Servicio Civil.